Cómo personalizar flujos de trabajo, etapas y acciones del proyecto

Resumen:

Los Flujos de trabajo de proyectos permiten a tu organización definir una secuencia personalizada de Etapas (Stages) y Acciones para seguir el progreso de los proyectos. Puedes crear múltiples flujos y asignarlos a distintos proyectos, brindando flexibilidad en la gestión operativa.

Crear un flujo de trabajo de proyecto

Cada flujo se compone de Etapas, agrupadas en Hitos (Milestones), y cada etapa puede tener varias acciones.

Pasos:

1. Ve a Control > Proceso empresarial > Flujos de trabajo de proyectos.

2. Haz clic en Añadir flujo de trabajo.

3. Opciones:

   • Usar la estructura predeterminada de OpenSolar.

   • Duplicar un flujo existente (copia etapas y acciones).

Eliminar o archivar un flujo

• Solo puede eliminarse si no está aplicado a ningún proyecto.

• Si está en uso → se archiva.

• Archivados no pueden asignarse a nuevos proyectos.

• Los proyectos existentes mantienen el flujo.

Nota: Siempre debe existir al menos un flujo activo.

Entender los Hitos

Los hitos representan fases principales:

• Presold – antes de la venta.

• Sold – después de la venta y antes de la instalación.

• Installed – tras la instalación.

• Others – casos especiales (“En espera”, “Perdido”).

Gestionar etapas

• Permiten dividir cada hito en fases operativas.

• Puedes crearlas, editarlas, reordenarlas o archivarlas.

Añadir una etapa:

1. Edita un flujo existente.

2. Haz clic en Añadir etapa bajo el hito correspondiente.

3. Completa detalles y guarda.

• Editar título: icono de edición.

• Reordenar: arrastrar y soltar (se puede mover entre hitos).

• Eliminar/Archivar: según uso.

• Vista previa: previsualizar pasos en tiempo real.

Gestionar acciones

• Definen tareas específicas en cada etapa.

• Se pueden añadir, editar, reordenar o quitar.

Añadir una acción:

1. Edita el flujo.

2. Selecciona la etapa.

3. Haz clic en Añadir acción, escribe título y guarda.

• Editar título: icono de edición.

• Reordenar: arrastrar horizontalmente (no se pueden mover entre etapas).

• Quitar: no se eliminan definitivamente, solo se quitan del flujo.

Seguimiento del progreso del proyecto

• El flujo predeterminado se aplica automáticamente a los nuevos proyectos.

• Puede cambiarse en la configuración del proyecto.

• Cada actualización registra evento de sistema (fecha, hora, usuario).

• No es obligatorio completar todas las acciones para pasar a la siguiente etapa.

Automatizaciones:

• Pasar de “no vendido” a “vendido” → marca automáticamente el proyecto como vendido y fija la fecha del contrato.

Notas:

• Se pueden añadir notas a acciones completadas.

Permisos

Proyectos compartidos y Equipos

• En proyectos compartidos, cada organización puede aplicar su propio flujo.

• Según permisos, los socios pueden o no ver/editar las etapas y acciones definidas por tu organización.