Kom igång: Dokumenthantering

Sammanfattning

Denna guide ger en omfattande genomgång av dokumenthanteringsfunktionerna som finns på Hantera-sidan i ditt OpenSolar-projekt. Oavsett om du laddar upp, genererar, organiserar eller skickar dokument täcker denna artikel alla funktioner för att hjälpa dig att effektivisera ditt arbetsflöde.

Innehållsförteckning:

• Videogenomgång
• Utöka din dokumentvy
• Ladda upp och/eller generera dokument 
• Hantera dina dokument 
• Sortera och filtrera dina dokument
• Skicka dokument från ditt projekt 
• Sammanfoga dokument

Videogenomgång: 

Utöka dokumentvyn

Inom ditt OpenSolar-projekt kan du växla mellan två olika dokumentvyer:

• Hantera-flikvy (Kompakt): Perfekt för snabba uppladdningar eller dokumentgenerering utan att lämna ditt huvudarbetsområde.

• Dedikerad dokument-sidvy: Erbjuder förbättrad funktionalitet inklusive:

  • Rutnäts- och listvyer

  • Massuppladdning och borttagning

  • Skicka dokument till kontakter eller kollegor

  • Sammanfoga PDF-filer

  • Inline-redigering av titlar och taggar

För att komma åt helsidans vy, klicka på pop-out-ikonen i det övre högra hörnet av dokumentbehållaren.

Ladda upp och/eller generera dokument

Du har två sätt att lägga till dokumentation till ditt projekt: ladda upp eller generera dokumentation. Starta processen genom att klicka på +-ikonen om du är i dokumentsektionen, eller + Dokument om du är på dokumentsidan.

 

• Uppladdning: Denna metod låter dig ladda upp dokumentation eller bilder direkt från din enhet. Du kan ladda upp flera dokument samtidigt och tilldela en filtagg till de uppladdade dokumenten.
  • Använd taggen "Sales proposal - Extra File" eller "Sales Proposal - Equipment Documentation" för att få filen tillagd i förslaget till din kund.
    
     
• Generering: Dokumentgenerering gör det möjligt att använda data från projektet och infoga det i en dokumentmall. När du har valt den specifika dokumentmallen, följ stegen som visas. Läs här för att ta reda på hur du kan lägga till dina egna dokumentmallar.
  
   
• Dela uppladdningslänk: Att dela en uppladdningslänk med en kollega kan spara tid när du begär dokumentation till dina projekt. Klicka helt enkelt på 'Dela uppladdningslänk', kopiera länken och skicka till en kollega eller låt dem skanna QR-koden. Detta leder användaren direkt till ditt projekt där de kan ladda upp dokument enligt behov.

Hantera dina dokument

Hantera dokument effektivt både från kompaktvyn och den dedikerade sidan.

• I dokumentsektionen (Hantera-fliken):

  • Klicka på dokumenttiteln för att förhandsgranska.

  • Använd åtgärdsikoner för att byta namn, redigera taggar, ladda ner eller ta bort.

  
  

• På dokumentsidan:

  • Klicka på dokumenttiteln eller dess taggar för att aktivera inline-redigering.

  • Använd ikoner för att förhandsgranska, ladda ner eller ta bort filer.

  
  
  
   

• Massåtgärder:

  • Välj flera filer med hjälp av kryssrutor.

  • Utför massnedladdningar eller massborttagningar med ett enda klick.

  
  

Sortera och filtrera dina dokument

Organisera och hitta dokument enklare med hjälp av sorterings-, filtrerings- och sökfunktioner.

Sorteringsalternativ:

Sortera dokument efter:

•  

  • Titel

  • Filstorlek

  • Senast uppdaterad

• Klicka på kolumnrubrikerna för att växla mellan stigande och fallande ordning.

Filtreringsalternativ:

Filtrera dokument efter filtaggar:

•  

  • Klicka på filterikonen

  • Ställ in filtreringsvillkor och taggvärde

  • Lägg till flera filter efter behov

  • Ta bort filter genom att klicka på ta-bort-ikonen

Sökfält:

Använd sökfältet för att filtrera efter nyckelord i dokumenttitlar.

Skicka dokument från ditt projekt

Skicka dokument direkt till dina kunder eller kollegor utan att lämna ditt projekt.

Steg för att skicka:

1.  

   1. Välj det/de dokument du vill dela.

   2. Klicka på ”Skicka.”

   3. Välj mottagare från din projektkontaktlista.

   4. Lägg till kollegor med hjälp av sökfältet.

      Notera: Interna kollegor kommer att få e-post som BCC-mottagare, vilket säkerställer att kunder endast ser sin egen e-postadress.

   5. Skriv ditt meddelande med e-postredigeraren.

   6. Granska uppgifterna och klicka på ”Skicka.”

Sammanfoga dokument

Minska e-poststök genom att sammanfoga flera PDF-filer till ett enda dokument.

Steg för att sammanfoga PDF-filer:

1.  

   1. Välj de dokument du vill sammanfoga.

   2. Klicka på ”Sammanfoga.”

   3. Ange en ny Titel och tilldela Taggar till det sammanslagna dokumentet.

   4. Dra och släpp för att ändra dokumentens ordning.

   5. Klicka på Spara för att skapa det sammanslagna dokumentet — det kommer att visas i ditt dokumentbibliotek.