Pierwsze kroki: Zarządzanie dokumentami

Podsumowanie

Ten przewodnik zapewnia kompleksowy przegląd funkcji zarządzania dokumentami dostępnych na stronie Zarządzaj w Twoim projekcie OpenSolar. Niezależnie od tego, czy przesyłasz, generujesz, organizujesz, czy wysyłasz dokumenty, ten artykuł obejmuje wszystkie funkcjonalności, które pomogą usprawnić Twój workflow.

Spis treści:

• Przewodnik wideo
• Rozszerzanie widoku dokumentów
• Przesyłanie i/lub generowanie dokumentów 
• Zarządzanie dokumentami 
• Sortowanie i filtrowanie dokumentów
• Wysyłanie dokumentów z projektu 
• Scalanie dokumentów

Przewodnik wideo: 

Rozszerzanie widoku dokumentów

W Twoim projekcie OpenSolar możesz przełączać się między dwoma różnymi widokami dokumentów:

• Widok zakładki Zarządzaj (Kompaktowy): Idealny do szybkiego przesyłania lub generowania dokumentów bez konieczności opuszczania głównego obszaru roboczego.

• Dedykowany widok strony dokumentów: Oferuje rozszerzone funkcje, w tym:

  • Widoki siatki i listy

  • Masowe przesyłanie i usuwanie

  • Wysyłanie dokumentów do kontaktów lub współpracowników

  • Scalanie plików PDF

  • Edycja tytułów i tagów bezpośrednio w linii

Aby uzyskać dostęp do widoku pełnoekranowego, kliknij ikonę wyskakującą w prawym górnym rogu kontenera dokumentu.

Przesyłanie i/lub generowanie dokumentów

Masz dwie możliwości dodania dokumentacji do projektu: przesyłanie lub generowanie dokumentów. Rozpocznij proces, klikając ikonę +, jeśli jesteś w sekcji dokumentów, lub + Dokument, jeśli jesteś na stronie dokumentów.

 

• Przesyłanie: Ta opcja pozwala na przesyłanie dokumentacji lub obrazów bezpośrednio z Twojego urządzenia. Możesz przesłać wiele dokumentów jednocześnie i zastosować tag pliku do przesłanych dokumentów.
  • Użyj tagu „Sales proposal - Extra File” lub „Sales Proposal - Equipment Documentation”, aby plik został dodany do oferty dla Twojego klienta.
    
     
• Generowanie: Generowanie dokumentów umożliwia wykorzystanie danych z projektu i wstawienie ich do szablonu dokumentu. Po wybraniu konkretnego szablonu dokumentu postępuj zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami. Przeczytaj tutaj, aby dowiedzieć się, jak dodać własne szablony dokumentów.
  
   
• Udostępnianie linku do przesyłania: Udostępnienie linku do przesyłania współpracownikowi może zaoszczędzić czas podczas proszenia o dodanie dokumentacji do Twoich projektów. Wystarczy kliknąć „Share Upload Link”, skopiować link i wysłać go współpracownikowi lub pozwolić mu zeskanować kod QR. Użytkownik zostanie przekierowany bezpośrednio do Twojego projektu, gdzie będzie mógł odpowiednio przesłać dokumenty.

Zarządzanie dokumentami

Efektywnie zarządzaj dokumentami zarówno z widoku kompaktowego, jak i dedykowanej strony.

• W sekcji Dokumenty (zakładka Zarządzaj):

  • Kliknij tytuł dokumentu, aby wyświetlić podgląd.

  • Użyj ikon akcji, aby zmienić nazwę, edytować tagi, pobrać lub usunąć.

  
  

• Na stronie Dokumenty:

  • Kliknij tytuł dokumentu lub jego tagi, aby włączyć edycję w linii.

  • Użyj ikon, aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć pliki.

  
  
  
   

• Działania zbiorcze:

  • Wybierz wiele plików za pomocą pól wyboru.

  • Wykonaj masowe pobieranie lub masowe usuwanie za pomocą jednego kliknięcia.

  
  

Sortowanie i filtrowanie dokumentów

Organizuj i łatwiej znajdź dokumenty dzięki funkcjom sortowania, filtrowania i wyszukiwania.

Opcje sortowania:

Sortuj dokumenty według:

•  

  • Tytułu

  • Rozmiaru pliku

  • Daty ostatniej aktualizacji

• Kliknij nagłówki kolumn, aby przełączać się między kolejnością rosnącą i malejącą.

Opcje filtrowania:

Filtruj dokumenty według tagów plików:

•  

  • Kliknij ikonę filtra

  • Ustaw warunek filtrowania i wartość tagu

  • Dodaj wiele filtrów w razie potrzeby

  • Usuń filtry, klikając ikonę usuwania

Pasek wyszukiwania:

Użyj pola wyszukiwania, aby filtrować według słów kluczowych w tytułach dokumentów.

Wysyłanie dokumentów z projektu

Wysyłaj dokumenty bezpośrednio do klientów lub współpracowników bez opuszczania projektu.

Kroki wysyłania:

1.  

   1. Wybierz dokument(y), które chcesz udostępnić.

   2. Kliknij „Wyślij.”

   3. Wybierz odbiorców z listy kontaktów projektu.

   4. Dodaj współpracowników za pomocą paska wyszukiwania.

      Uwaga: Wewnętrzni współpracownicy otrzymają e-mail jako odbiorcy ukryci (BCC), co zapewnia, że klienci widzą tylko swój własny adres e-mail.

   5. Napisz swoją wiadomość, korzystając z edytora e-mail.

   6. Sprawdź szczegóły i kliknij „Wyślij.”

Scalanie dokumentów

Zredukuj zaśmiecenie skrzynki e-mail, scalając wiele plików PDF w jeden dokument.

Kroki scalania plików PDF:

1.  

   1. Wybierz dokumenty, które chcesz scalić.

   2. Kliknij „Scal.”

   3. Wprowadź nowy Tytuł i zastosuj Tagi do połączonego dokumentu.

   4. Przeciągnij i upuść, aby zmienić kolejność dokumentów.

   5. Kliknij Zapisz, aby wygenerować scalony dokument — pojawi się on w Twojej bibliotece dokumentów.