Aan de Slag: Documentbeheer

Samenvatting

Deze gids biedt een uitgebreide rondleiding door de documentbeheerfuncties die beschikbaar zijn op de Beheren-pagina van je OpenSolar-project. Of je nu documenten uploadt, genereert, organiseert of verzendt, dit artikel behandelt elke functionaliteit om je workflow te stroomlijnen.

Inhoudsopgave:

• Video rondleiding
• Je documentweergave uitbreiden
• Documenten uploaden en/of genereren 
• Je documenten beheren 
• Je documenten sorteren en filteren
• Documenten vanuit je project verzenden 
• Documenten samenvoegen

Video Rondleiding: 

Je Documentweergave Uitbreiden

Binnen je OpenSolar-project kun je schakelen tussen twee verschillende documentweergaven:

• Beheren Tabblad Weergave (Compact): Ideaal voor snelle uploads of documentgeneratie zonder je hoofdwerkruimte te verlaten.

• Toegewijde Documentpagina Weergave: Biedt uitgebreide functionaliteiten, waaronder:

  • Raster- en lijstweergaven

  • Bulk upload en verwijdering

  • Documenten verzenden naar contacten of collega’s

  • PDF’s samenvoegen

  • Inline bewerking van titels en tags

Om toegang te krijgen tot de volledige paginaweergave, klik je op het pop-out icoon in de rechterbovenhoek van de documentcontainer.

Documenten Uploaden en/of Genereren

Je hebt twee manieren om documentatie aan je project toe te voegen: uploaden of genereren. Start het proces door te klikken op het +-icoon als je in de documentsectie bent, of op + Document als je op de documentpagina bent.

 

• Uploaden: Deze route stelt je in staat om documentatie of afbeeldingen rechtstreeks vanaf je apparaat te uploaden. Je kunt meerdere documenten tegelijk uploaden en een bestandslabel toepassen op de geüploade documenten.
  • Gebruik het label "Sales proposal - Extra File" of "Sales Proposal - Equipment Documentation" om het bestand toe te voegen aan het voorstel voor je klant.
    
     
• Genereren: Het genereren van documenten stelt je in staat om gegevens uit het project te gebruiken en deze in een documenttemplate te plaatsen. Zodra je de specifieke documenttemplate hebt geselecteerd, volg je de aangegeven stappen. Lees hier hoe je je eigen documenttemplates kunt toevoegen.
  
   
• Upload Link Delen: Het delen van een uploadlink met een collega kan je tijd besparen bij het verzoeken om documentatie toe te voegen aan je projecten. Klik eenvoudig op 'Upload Link Delen', kopieer de link en stuur deze naar een collega of laat hen de QR-code scannen. Dit leidt de gebruiker direct naar jouw project waar ze documenten kunnen uploaden.

Je Documenten Beheren

Beheer documenten efficiënt vanuit zowel de compacte weergave als de toegewijde pagina.

• In de Documentensectie (Beheren Tabblad):

  • Klik op de documenttitel om een voorbeeldweergave te zien.

  • Gebruik actie-iconen om te hernoemen, tags bewerken, downloaden of verwijderen.

  
  

• Op de Documentenpagina:

  • Klik op de documenttitel of de tags om inline bewerking in te schakelen.

  • Gebruik iconen om te voorvertonen, downloaden of verwijderen van bestanden.

  
  
  
   

• Bulkacties:

  • Selecteer meerdere bestanden met selectievakjes.

  • Voer bulkdownloads of bulkverwijderingen uit met één klik.

  
  

Je Documenten Sorteren en Filteren

Organiseer en vind documenten gemakkelijker met sorteer-, filter- en zoekfuncties.

Sorteeropties:

Sorteer documenten op:

•  

  • Titel

  • Bestandsgrootte

  • Laatst Bijgewerkt

• Klik op de kolomkoppen om te schakelen tussen oplopende en aflopende volgorde.

Filteropties:

Filter documenten op bestandslabels:

•  

  • Klik op het filtericoon

  • Stel de filterconditie en labelwaarde in

  • Voeg meerdere filters toe indien nodig

  • Verwijder filters door op het verwijdericoon te klikken

Zoekbalk:

Gebruik het zoekveld om te filteren op trefwoorden in documenttitels.

Documenten Verzenden vanuit je Project

Verzend documenten rechtstreeks naar je klanten of collega’s zonder je project te verlaten.

Stappen om te Verzenden:

1.  

   1. Selecteer het/de document(en) dat/die je wilt delen.

   2. Klik op “Verzenden.”

   3. Kies ontvangers uit je projectcontactenlijst.

   4. Voeg collega’s toe via de zoekbalk.

      Opmerking: Interne collega’s ontvangen de e-mail als BCC-ontvangers, zodat klanten alleen hun eigen e-mailadres zien.

   5. Stel je bericht samen met de e-maileditor.

   6. Controleer de details en klik op “Verzenden.”

Documenten Samenvoegen

Verminder e-mailoverlast door meerdere PDF-bestanden samen te voegen tot één document.

Stappen om PDF’s Samen te Voegen:

1.  

   1. Selecteer de documenten die je wilt samenvoegen.

   2. Klik op “Samenvoegen.”

   3. Voer een nieuwe Titel in en pas Tags toe op het gecombineerde document.

   4. Sleep en zet neer om de volgorde van de documenten aan te passen.

   5. Klik op Opslaan om het samengevoegde document te genereren — het verschijnt in je documentbibliotheek.