Hoe u andere documenten aan OpenSolar kunt toevoegen

Samenvatting:

Dit artikel biedt gedetailleerde instructies over hoe je documentensjablonen kunt maken, bewerken en genereren binnen OpenSolar. Documentensjablonen vereenvoudigen het aanmaken van gestandaardiseerde documenten zoals handleidingen, contracten en overdrachtsdocumenten. Ze maken het mogelijk om je projectdocumentatie professioneler en beter afgestemd op je bedrijfsbehoeften te maken.

Toegang tot de documentensjabloon:

Om een nieuwe sjabloon te maken:

Ga naar Beheer > Overige > Documentensjabloon

In dit venster kun je:

• Een bestaand document bewerken via het potloodicoon

• Een nieuw document maken via + Voeg documentensjabloon toe

Eerste instellingen voor een document:

In het aanmaakvenster vul je de volgende velden in:

• Titel: Naam van de sjabloon

• Taal: Standaardtaal van het document

• Vooraf ingevulde sjabloon: Kies een bestaande sjabloon of begin opnieuw

• Editor: Kies of je de teksteditor of een PDF wilt gebruiken

Let op: OpenSolar-voorgedefinieerde sjablonen kunnen alleen via de teksteditor worden bewerkt.

Vooraf ingevulde sjabloonopties:

De keuzelijst "Vooraf ingevulde sjabloon" biedt sjablonen die zijn opgesteld door OpenSolar, zoals:

• Generiek document

• Energieopbrengstrapport – VS

• Installatie-instructies – VS

• Contract voor wijziging van bestelling

• LightReach Verkoopontwerpdetails – VS

Wanneer je een vooraf ingevulde sjabloon kiest, wordt de standaardversie geladen die je vervolgens kunt aanpassen. Om helemaal vanaf nul te beginnen, kies je Generiek document.

Bestaande OpenSolar-sjablonen bewerken:

OpenSolar biedt sjablonen voor veelvoorkomende zakelijke toepassingen. Je kunt deze aanpassen aan je eigen bedrijfsprocessen.

Om te bewerken:

• Open het keuzemenu "Vooraf ingevulde sjabloon" en kies de gewenste sjabloon

• Sla het venster op om de inhoud te laden

• Bewerk met de beschikbare opmaakopties

Opmaak- en aanpassingsopties:

De teksteditor ondersteunt standaard opmaakfuncties zoals:

• Tekstopmaak: vet, cursief, onderstrepen, lettergrootte, tekstkleur

• Layout: uitlijning, regeleinden, pagina-einden, tabellen, lijsten

• Placeholders: trek automatisch projectgegevens in het document (let op: minder opties dan bij PDF's)

• DocuSign-velden: alleen beschikbaar als DocuSign is ingeschakeld

Vergeet niet je wijzigingen op te slaan.

Een nieuwe sjabloon vanaf nul maken:

Bij een volledig nieuw document:

• Kies Generiek document als vooraf ingevulde sjabloon

• Kies of je de sjabloon maakt via teksteditor of door een PDF te uploaden

Bij gebruik van de teksteditor:

Er verschijnt een leeg tekstveld waar je kunt typen of plakken. Je kunt standaard opmaak gebruiken en beperkte placeholders invoegen.

Bij het uploaden van een PDF:

1. Upload PDF-bestand:
   Klik op Bestand importeren en laad je PDF in OpenSolar

2. Laad voorbeeldprojectgegevens:

   • Kies een voorbeeldproject, systeemontwerp en betalingsoptie

   • Klik op Laad voorbeeldgegevens

De linkerzijbalk toont beschikbare placeholders, gegroepeerd in categorieën:

Om een placeholder toe te voegen:

• Sleep het veld in het document

• Laat het eerst ergens los en verplaats daarna nauwkeurig

• Gebruik Ctrl + / Ctrl - op je toetsenbord om te zoomen

Placeholders aanpassen:

Klik op het pijltje naast een placeholder om eigenschappen te wijzigen, zoals:

• Breedte, lettergrootte, aantal regels

• Afronding van decimalen

• Notatie van getallen (valuta enz.)

• Formules (bijv. voltooiingsdatum = contractdatum + 180 dagen)

Klik op Opslaan als je klaar bent.

Document genereren:

Na het maken of bewerken van sjablonen:

1. Ga naar het tabblad Beheren in je project

2. Scroll naar het gedeelte Documenten

3. Klik op het +-icoon om het menu Genereer bestand te openen

4. Open de keuzelijst met beschikbare sjablonen:

   • Aangepaste sjablonen verschijnen bovenaan

   • Standaardsjablonen onderaan

5. Selecteer de gewenste sjabloon en klik op Genereren