Per iniziare: Gestione dei documenti

Sintesi :

Questa guida fornisce una panoramica completa delle funzioni di gestione dei documenti disponibili nella pagina Gestione del progetto OpenSolar. Sia che si tratti di caricare, generare, organizzare o inviare documenti, questo articolo copre tutte le funzionalità per semplificare il flusso di lavoro.

Video di presentazione: 

Espansione della vista documenti:

All'interno del progetto OpenSolar è possibile passare da una visualizzazione all'altra del documento:

• Visualizzazione scheda di gestione (compatta): Ideale per caricare rapidamente o generare documenti senza allontanarsi dall'area di lavoro principale.
• Vista pagina documento dedicata: Offre funzionalità avanzate, tra cui:
  • Viste a griglia e a elenco
  • Caricamento ed eliminazione in blocco
  • Invio di documenti a contatti o colleghi
  • Unione di PDF
  • Modifica in linea di titoli e tag

Per accedere alla visualizzazione alla pagina intera, fare clic sull'icona che compare nell'angolo superiore destro che corrisponde al documento.

Caricare e/o generare documenti:

Per aggiungere della documentazione al vostro progetto avete due possibilità: caricare o generare documenti. Iniziate il processo facendo clic sull'icona + se vi trovate nella sezione dei documenti o su + Documento se vi trovate nella pagina dei documenti.

• Caricamento: Questo percorso consente di caricare i documenti o le immagini direttamente dal proprio dispositivo. È possibile caricare più documenti contemporaneamente e applicare un'etichetta ai documenti caricati.
  • Utilizza il tag "Proposta di vendita - File extra" o "Proposta di vendita - Documentazione dell'attrezzatura" per aggiungere il file alla proposta per il tuo cliente.
• Generazione: La generazione di documenti consente di utilizzare i dati del progetto e di inserirli in un modello di documento. Una volta selezionato il modello di documento specifico, seguire i passaggi richiesti. Esplorate la nostra sezione di documentazione per capire quali modelli OpenSolar ha precostituito per voi. Leggete qui per scoprire come aggiungere i vostri modelli di documento.
• Condividere il link di caricamento: Condividere un link di caricamento con un collega può farvi risparmiare tempo quando richiedete l'aggiunta di documentazione ai vostri progetti. È sufficiente fare clic su “Condividi link di caricamento”, copiare il link e inviarlo a un collega o consentirgli di scansionare il codice QR. In questo modo l'utente verrà indirizzato direttamente al vostro progetto, dove potrà caricare i documenti di conseguenza.

Gestione dei documenti

Gestite in modo efficiente i documenti sia dalla vista compatta che dalla pagina dedicata.

• Nella sezione Documenti (scheda Gestione):
  • Fare clic sul titolo del documento per visualizzarne l'anteprima.
  • Utilizzare le icone di azione per rinominare, modificare i tag, scaricare o eliminare.

• Nella pagina Documenti:
  • Fare clic sul titolo del documento o sui suoi tag per attivare la modifica in linea.
  • Utilizzare le icone per visualizzare l'anteprima, scaricare o eliminare i file.

• Azioni in blocco:
  • Seleziona più file utilizzando le caselle di controllo.
  • Esegui download o eliminazioni in blocco con un solo clic.

Riordinare e filtrare dei documenti

Organizza e trova i documenti più facilmente utilizzando le funzioni di riordina, filtro e ricerca.

Opzioni per ordinare:

Ordina i documenti per:

• • Titolo
  • Dimensione file
  • Ultimo aggiornamento
• Fai clic sulle intestazioni di colonna per passare dall'ordine crescente a quello decrescente.

Opzioni di filtro:

Filtra i documenti per tag dei file:

• Fai clic sull'icona del filtro
• Imposta la condizione di filtro e il valore del tag
• Aggiungi più filtri se necessario
• Rimuovi i filtri facendo clic sull'icona Elimina

Barra di ricerca:

Utilizza il campo di ricerca per filtrare per parole chiave nei titoli dei documenti.

Invio di documenti dal tuo progetto

Invia documenti direttamente ai tuoi clienti o colleghi senza uscire dal progetto.

Passaggi per l'invio:

          1. Seleziona i documenti che desideri condividere.

          2. Fai clic su "Invia".

          3. Scegli i destinatari dall'elenco dei contatti del progetto.

          4. Aggiungi i colleghi utilizzando la barra di ricerca.

Nota: i colleghi interni riceveranno l'email come destinatari in Ccn, garantendo che i clienti vedano solo il proprio indirizzo email..

          5. Componi il messaggio utilizzando l'editor email.

         6. Controlla i dettagli e fai clic su "Invia".

Unione di documenti:

Riduci il disordine nelle email unendo più file PDF in un unico documento.

Passaggi per unire i PDF:

1. Seleziona i documenti che desideri unire.
2. Fai clic su "Unisci".
3. Inserisci un nuovo titolo e applica i tag al documento unito.
4. Trascina e rilascia per riordinare la sequenza dei documenti.
5. Fai clic su Salva per generare il documento unito: apparirà nella tua libreria documenti.