Premiers pas : Gestion des documents

Résumé

Ce guide propose une présentation complète des fonctionnalités de gestion des documents disponibles dans la page Gérer de votre projet OpenSolar. Que vous téléchargiez, génériez, organisiez ou envoyiez des documents, cet article couvre toutes les fonctionnalités pour vous aider à optimiser votre flux de travail.

Table des matières :

• Présentation vidéo
• Extension de la vue des documents
• Téléchargement et/ou génération de documents 
• Gestion de vos documents 
• Tri et filtrage de vos documents
• Envoi de documents depuis votre projet 
• Fusion de documents

Présentation vidéo : 

Extension de la vue des documents

Dans votre projet OpenSolar, vous pouvez basculer entre deux vues différentes des documents :

• Vue onglet Gérer (Compacte) : Idéale pour des téléchargements rapides ou la génération de documents sans quitter votre espace de travail principal.

• Vue page dédiée aux documents : Offre des fonctionnalités améliorées incluant :

  • Vues en grille et en liste

  • Téléchargement et suppression en masse

  • Envoi de documents à des contacts ou collègues

  • Fusion de fichiers PDF

  • Édition en ligne des titres et des tags

Pour accéder à la vue plein écran, cliquez sur l'icône d'extension en haut à droite du conteneur de documents.

Téléchargement et/ou génération de documents

Vous avez deux façons d'ajouter de la documentation à votre projet : télécharger ou générer des documents. Lancez le processus en cliquant sur l'icône + si vous êtes dans la section documents, ou sur + Document si vous êtes sur la page des documents.

 

• Téléchargement : Cette méthode vous permet de télécharger des documents ou images directement depuis votre appareil. Vous pouvez télécharger plusieurs documents à la fois et appliquer un tag de fichier aux documents téléchargés.
  • Utilisez le tag "Proposition commerciale - Fichier supplémentaire" ou "Proposition commerciale - Documentation équipement" pour que le fichier soit ajouté à la proposition pour votre client.
    
     
• Génération : La génération de documents vous permet d'utiliser les données du projet et de les insérer dans un modèle de document. Une fois que vous avez sélectionné le modèle de document spécifique, suivez les étapes indiquées. Lisez ici pour savoir comment ajouter vos propres modèles de documents.
  
   
• Partager un lien de téléchargement : Partager un lien de téléchargement avec un collègue peut vous faire gagner du temps lorsque vous demandez à ajouter de la documentation à vos projets. Cliquez simplement sur 'Partager le lien de téléchargement', copiez le lien et envoyez-le à un collègue ou permettez-lui de scanner le code QR. Cela dirigera l'utilisateur directement vers votre projet où il pourra télécharger les documents appropriés.

Gestion de vos documents

Gérez efficacement les documents à la fois depuis la vue compacte et la page dédiée.

• Dans la section Documents (Onglet Gérer) :

  • Cliquez sur le titre du document pour prévisualiser.

  • Utilisez les icônes d'action pour renommer, modifier les tags, télécharger ou supprimer.

  
  

• Sur la page Documents :

  • Cliquez sur le titre du document ou ses tags pour activer l'édition en ligne.

  • Utilisez les icônes pour prévisualiser, télécharger ou supprimer des fichiers.

  
  
  
   

• Actions en masse :

  • Sélectionnez plusieurs fichiers à l'aide des cases à cocher.

  • Effectuez des téléchargements en masse ou des suppressions en masse en un seul clic.

  
  

Tri et filtrage de vos documents

Organisez et trouvez plus facilement vos documents grâce aux fonctions de tri, filtrage et recherche.

Options de tri :

Triez les documents par :

•  

  • Titre

  • Taille du fichier

  • Dernière mise à jour

• Cliquez sur les en-têtes de colonne pour basculer entre l'ordre croissant et décroissant.

Options de filtrage :

Filtrez les documents par tags de fichiers :

•  

  • Cliquez sur l'icône de filtre

  • Définissez la condition de filtrage et la valeur du tag

  • Ajoutez plusieurs filtres selon vos besoins

  • Supprimez les filtres en cliquant sur l'icône de suppression

Barre de recherche :

Utilisez le champ de recherche pour filtrer par mots-clés dans les titres de documents.

Envoi de documents depuis votre projet

Envoyez des documents directement à vos clients ou collègues sans quitter votre projet.

Étapes pour envoyer :

1.  

   1. Sélectionnez le(s) document(s) que vous souhaitez partager.

   2. Cliquez sur « Envoyer ».

   3. Choisissez les destinataires dans la liste de contacts de votre projet.

   4. Ajoutez des collègues en utilisant la barre de recherche.

      Remarque : Les collègues internes recevront l'email en tant que destinataires en copie cachée (CCI), garantissant que les clients ne voient que leur propre adresse email.

   5. Rédigez votre message en utilisant l'éditeur d'email.

   6. Vérifiez les détails et cliquez sur « Envoyer ».

Fusion de documents

Réduisez l'encombrement des emails en fusionnant plusieurs fichiers PDF en un seul document.

Étapes pour fusionner des PDFs :

1.  

   1. Sélectionnez les documents que vous souhaitez fusionner.

   2. Cliquez sur « Fusionner ».

   3. Saisissez un nouveau Titre et appliquez des Tags au document combiné.

   4. Glissez-déposez pour réorganiser la séquence des documents.

   5. Cliquez sur Enregistrer pour générer le document fusionné — il apparaîtra dans votre bibliothèque de documents.