Introducción: Gestión de documentos

Resumen:

Esta guía ofrece una guía completa sobre las funciones de gestión de documentos disponibles en la página Administrar de su proyecto OpenSolar. Ya sea que esté cargando, generando, organizando o enviando documentos, este artículo cubre todas las funciones para ayudarle a optimizar su flujo de trabajo.

Índice:

Video tutorial

Ampliación de la vista de documentos

Subir y/o generar documentos

Administración de documentos

Ordenar y filtrar sus documentos

Enviar documentos desde su proyecto

Fusionar documentos:

Video tutorial

Ampliación de la vista de documentos:

Dentro de su proyecto, puede alternar entre dos vistas de documentos diferentes:

• Vista de pestaña Administrar (Compacta): Ideal para cargas rápidas o generación de documentos sin salir de su espacio de trabajo principal.
• Vista de página de documento dedicada: Ofrece funciones mejoradas, incluyendo:
  • Vistas cuadrícular y lista
  • Subida y eliminación masiva
  • Envío de documentos a contactos o compañeros
  • Fusionar archivos PDF
  • Edición en línea de títulos y etiquetas

Para acceder a la vista de página completa, haga clic en el icono emergente en la esquina superior derecha del contenedor del documento.

Subir y/o generar documentos:

Tiene dos formas de añadir documentación a su proyecto: subiéndola o generándola. Inicie el proceso haciendo clic en el icono + si se encuentra en la sección de documentos, o en el icono + Documento si se encuentra en la página del documento.

• Subir: Esta opción le permite subir documentación o imágenes directamente desde su dispositivo. Puede subir varios documentos a la vez y aplicarles una etiqueta de archivo.
  • Utilice la etiqueta "Propuesta de venta - Archivo adicional" o "Propuesta de venta - Documentación del equipo" para que el archivo se agregue en la propuesta para su cliente.
• Generar: La generación de documentos le permite utilizar datos del proyecto e insertarlos en una plantilla de documento. Una vez seleccionada la plantilla de documento específica, siga los pasos indicados. Explore nuestra sección de documentación para comprender qué plantillas OpenSolar ha creado previamente para usted. Lea aquí para descubrir cómo puede añadir sus propias plantillas de documentos.
• Compartir enlace de subida: Compartir un enlace de subida con un compañero puede ahorrarle tiempo al solicitar que se añada documentación a sus proyectos. Simplemente haga clic en "Compartir enlace de subida", copie el enlace y envíeselo a un compañero o permítale escanear el código QR. Esto dirigirá al usuario directamente a su proyecto, donde podrá subir los documentos correspondientes.

Administración de documentos

Gestione sus documentos de forma eficiente tanto desde la vista compacta como desde la página dedicada.

• En la sección Documentos (pestaña Administrar):
  • Haga clic en el título del documento para obtener una vista previa.
  • Utilice los iconos de acción para renombrar, editar etiquetas, descargar o eliminar.

• En la página de Documentos:
  • Haga clic en el título del documento o en sus etiquetas para habilitar la edición en línea.
  • Use los iconos para previsualizar, descargar o eliminar archivos.

• Acciones masivas:
  • Seleccione varios archivos mediante las casillas de verificación.
  • Realice descargas o eliminaciones masivas con un solo clic.

Ordenar y filtrar sus documentos:

Organice y encuentre documentos más fácilmente con las funciones de ordenación, filtrado y búsqueda.

Opciones de ordenación:

Ordenar documentos por:

• Título
• Tamaño del archivo
• Última actualización

Haga clic en los encabezados de columna para alternar entre orden ascendente y descendente.

Opciones de filtrado:

Filtrar documentos por etiquetas de archivo:

• Haga clic en el icono de filtro
• Establezca la condición de filtrado y el valor de la etiqueta
• Agregue varios filtros según sea necesario
• Elimine filtros haciendo clic en el icono de eliminar

Barra de búsqueda:

Utilice el campo de búsqueda para filtrar por palabras clave en los títulos de los documentos.

Enviar documentos desde su proyecto

Envíe documentos directamente a sus clientes o compañeros sin salir del proyecto.

Pasos para enviar:

1. 1. Seleccione el/los documento(s) que desea compartir.

   2. Haga clic en "Enviar".

   3. Seleccione los destinatarios de la lista de contactos de su proyecto.

   4. Agregue a sus compañeros mediante la barra de búsqueda.

      Nota: Los compañeros internos recibirán el correo electrónico como destinatarios en copia oculta, lo que garantiza que los clientes solo vean su propia dirección de correo electrónico.

   5. Redacte su mensaje con el editor de correo electrónico.

   6. Revise los detalles y haga clic en "Enviar".

Fusionar documentos:

Reduzca el desorden de correos electrónicos fusionando varios archivos PDF en un solo documento.

Pasos para fusionar archivos PDF:

1. Seleccione los documentos que desea fusionar.
2. Haga clic en "Fusionar".
3. Ingrese un nuevo título y aplique etiquetas al documento combinado.
4. Arrastre y suelte para reordenar la secuencia de documentos.
5. Haga clic en Guardar para generar el documento fusionado; aparecerá en su biblioteca de documentos.