Wie man Projektaktionen verwaltet

Zusammenfassung

Inhaltsverzeichnis

• Aktionen einzelnen Personen zuweisen
• Fälligkeitsdaten für Aktionen festlegen
• Aktionen im Aktivitätszentrum anzeigen
• Zeit sparen durch automatische Zuweisung von Aktionen

Aktionen einzelnen Personen zuweisen

Weisen Sie die Verantwortung für Aktionen Kollegen zu, indem Sie deren Namen aus dem entsprechenden Aktions-Dropdown-Menü auswählen. Nach dem Speichern des Projekts nach der Zuweisung wird die Person über ihre Aktion benachrichtigt. 

Fälligkeitsdaten für Aktionen festlegen

Legen Sie Fälligkeitsdaten für Aktionen fest, indem Sie ein Datum aus der entsprechenden Aktionszeile auswählen. Dadurch wird ein Fälligkeitsdatum für die Aktion vergeben, das dem zugewiesenen Verantwortlichen in der Aktionsliste in seinem Aktivitätszentrum angezeigt wird. Überfällige Aktionen werden entsprechend rot hervorgehoben, um dringende Aufmerksamkeit zu erregen.

Aktionen im Aktivitätszentrum anzeigen 

Durch Klicken auf das 🔔-Symbol in der Navigationsleiste können Benutzer ihre zugewiesenen Aktionen anzeigen, indem sie auf den Tab „Aktionen“ klicken. Diese Ansicht listet die zugewiesenen Aktionen eines Benutzers auf und zeigt sie nach Fälligkeitsdatum sortiert (neueste zuerst). 

Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können „Alle überfälligen Aktionen“ aktivieren, wodurch sie alle überfälligen Aktionen im Unternehmen sehen können. Dies ist besonders hilfreich für Managementrollen, die sehen möchten, wo Unterstützung benötigt wird, um Projekte wieder auf Kurs zu bringen. 

Zeit sparen durch automatische Zuweisung von Aktionen 

Obwohl es einfach ist, Personen Aktionen projektbezogen zuzuweisen, möchten Organisationen möglicherweise Aktionen automatisch (i) Projektrollen oder (ii) festen Personen zuweisen. Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf die Konfiguration und Verwaltung von Aktionen in Ihrem Workflow-Builder – weitere Informationen zur Workflow-Konfiguration. 

(i) Automatische Zuweisung nach Rolle

• Weisen Sie Aktionen der Person zu, die die Projektrolle innehat. Beim Bearbeiten oder Erstellen einer Aktion wählen Sie die Radio-Schaltfläche „Rolle“ und dann die Projektrolle aus, der Sie eine Aktion zuweisen möchten. Praktisch bedeutet dies, dass die angegebene Aktion der Person zugewiesen wird, die bei der Projekterstellung dieser Projektrolle zugeordnet ist. 
  
  
   
• Ein Beispiel: Die Aktion „Standortdetails erfassen“ ist der Rolle „Verkäufer“ zugewiesen. Wenn ein Projekt erstellt wird und Sally Verkäuferin der Rolle „Verkäufer“ zugewiesen wird, erhält Verkäufer Sam beim Speichern des Projekts automatisch die Aktion „Standortdetails erfassen“. 

(ii) Automatische Zuweisung an feste Person

• Weisen Sie Aktionen einer einzelnen Person für jedes Projekt zu. Beim Bearbeiten oder Erstellen einer Aktion wählen Sie die Radio-Schaltfläche „Person“ und wählen das Teammitglied aus, dem diese spezifische Aktion immer zugewiesen werden soll. Praktisch bedeutet dies, dass diese Person bei jeder Projekterstellung automatisch dieser Aktion zugewiesen wird. 
  
   
• Ein Beispiel: Die Aktion „Installationstermin planen“ ist dem Teammitglied Manager Martha zugewiesen. Wenn ein Projekt erstellt und zum ersten Mal gespeichert wird, erhält Martha Manager automatisch die Aktion „Installationstermin planen“.