Erste Schritte: Dokumentenverwaltung

Zusammenfassung:

Diese Anleitung bietet einen umfassenden Überblick über die Funktionen der Dokumentenverwaltung, die auf der Seite Verwalten Ihres OpenSolar-Projekts verfügbar sind. Ob Sie nun Dokumente hochladen, erstellen, organisieren oder versenden, dieser Artikel deckt alle Funktionen ab, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

Video-Durchgang:

Erweitern der Dokumentansicht:

Innerhalb Ihres OpenSolar-Projekts können Sie zwischen zwei verschiedenen Dokumentansichten hin- und herschalten:

• Registerkartenansicht (kompakt) verwalten: Ideal für schnelle Uploads oder die Erstellung von Dokumenten, ohne den Hauptarbeitsbereich verlassen zu müssen.
• Dedizierte Dokument-Seitenansicht: Bietet erweiterte Funktionen, darunter:
  • Raster- und Listenansichten
  • Massenupload und -löschung
  • Versenden von Dokumenten an Kontakte oder Kollegen
  • Zusammenführen von PDFs
  • Inline-Bearbeitung von Titeln und Tags

Um auf die Ganzseitenansicht zuzugreifen, klicken Sie auf das Pop-Out-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dokument-Containers.

Hochladen und/oder Erstellen von Dokumenten:

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihrem Projekt Unterlagen hinzuzufügen: Hochladen oder Erstellen von Unterlagen. Starten Sie den Prozess, indem Sie auf das Symbol + klicken, wenn Sie sich im Dokumentbereich befinden, oder auf das Symbol + Dokument, wenn Sie sich auf der Dokumentenseite befinden.

• Hochladen: Über diesen Weg können Sie Dokumente oder Bilder direkt von Ihrem Gerät hochladen. Sie können mehrere Dokumente auf einmal hochladen und die hochgeladenen Dokumente mit einem Datei-Tag versehen.
  • Verwenden Sie das Tag „Verkaufsangebot – zusätzliche Datei“ oder „Verkaufsangebot – Ausrüstungsdokumentation“, um die Datei dem Angebot für Ihren Kunden hinzuzufügen.
• Generieren: Bei der Generierung von Dokumenten können Sie Daten aus dem Projekt verwenden und in eine Dokumentvorlage einfügen. Sobald Sie eine bestimmte Dokumentvorlage ausgewählt haben, befolgen Sie die angezeigten Schritte. In unserem Dokumentationsbereich erfahren Sie, welche Vorlagen OpenSolar bereits für Sie erstellt hat. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre eigenen Dokumentvorlagen hinzufügen können.
• Upload-Link teilen: Wenn Sie einen Upload-Link mit einem Kollegen teilen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie Dokumentation zu Ihren Projekten hinzufügen möchten. Klicken Sie einfach auf „Upload-Link freigeben“, kopieren Sie den Link und senden Sie ihn an einen Kollegen oder lassen Sie ihn den QR-Code scannen. Dadurch wird der Benutzer direkt zu Ihrem Projekt weitergeleitet, wo er die entsprechenden Dokumente hochladen kann.

Verwaltung Ihrer Dokumente:

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizient sowohl in der Kompaktansicht als auch auf der entsprechenden Seite.

• Im Bereich Dokumente (Registerkarte Verwalten):
  • Klicken Sie auf den Titel des Dokuments, um eine Vorschau anzuzeigen.
  • Verwenden Sie die Aktionssymbole zum Umbenennen, Bearbeiten von Tags, Herunterladen oder Löschen.

• Auf der Seite Dokumente:
  • Klicken Sie auf den Titel des Dokuments oder seine Tags, um die Inline-Bearbeitung zu aktivieren.
  • Verwenden Sie die entsprechenden Symbole, um Dateien in der Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen.

• Bulk-Aktionen:
  • Wählen Sie mehrere Dateien über Kontrollkästchen aus.
  • Führen Sie Massen-Downloads oder Massen-Löschungen mit einem einzigen Klick durch.

Sortieren und Filtern von Dokumenten:

Mit Hilfe von Sortier-, Filter- und Suchfunktionen können Sie Ihre Dokumente leichter organisieren und finden.

Sortieroptionen:

Dokumente sortieren nach:

• • Titel
  • Größe der Datei
  • Zuletzt aktualisiert
• Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge umzuschalten.

Optionen zum Filtern:

Dokumente nach Datei-Tags filtern:

• Klicken Sie auf das Filtersymbol
• Legen Sie die Filterbedingung und den Tag-Wert fest
• Fügen Sie bei Bedarf mehrere Filter hinzu
• Filter durch Anklicken des Löschsymbols entfernen

Suchleiste:

Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Schlüsselwörtern in den Dokumententiteln zu filtern.

Versenden von Dokumenten aus Ihrem Projekt

Senden Sie Dokumente direkt an Ihre Kunden oder Kollegen, ohne Ihr Projekt zu verlassen.

Schritte zum Senden:

1. Wählen Sie das/die Dokument(e), das/die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf „Senden“.
3. Wählen Sie die Empfänger aus Ihrer Projektkontaktliste aus.
4. Fügen Sie Kollegen über die Suchleiste hinzu.

Hinweis: Interne Kollegen erhalten die E-Mail als BCC-Empfänger, damit die Kunden nur ihre eigene E-Mail-Adresse sehen.

     5. Verfassen Sie Ihre Nachricht mit dem E-Mail-Editor.

     6. Überprüfen Sie die Details und klicken Sie auf „Senden“.

Zusammenführen von Dokumenten:

Verringern Sie das E-Mail-Aufkommen, indem Sie mehrere PDF-Dateien zu einem einzigen Dokument zusammenführen.

Schritte zum Zusammenführen von PDFs:

1. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie zusammenführen möchten.
2. Klicken Sie auf „Zusammenführen“.
3. Geben Sie einen neuen Titel ein und vergeben Sie Tags für das kombinierte Dokument.
4. Durch Ziehen und Ablegen können Sie die Reihenfolge der Dokumente neu ordnen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um das zusammengeführte Dokument zu erstellen - es wird in Ihrer Dokumentenbibliothek angezeigt.