Jak zarządzać działaniami projektowymi

Podsumowanie

Spis treści

• Przypisywanie działań do osób
• Przypisywanie terminów wykonania działań
• Przeglądanie działań w centrum aktywności
• Oszczędzaj czas dzięki automatycznemu przypisywaniu działań

Przypisywanie działań do osób

Przydziel właścicieli działań kolegom, wybierając ich nazwisko z odpowiedniego rozwijanego menu działań. Po zapisaniu projektu po przypisaniu, dana osoba zostanie powiadomiona o przydzielonym jej działaniu.

Przypisywanie terminów wykonania działań

Ustaw terminy wykonania działań, wybierając datę z odpowiedniego wiersza działania. Spowoduje to przypisanie terminu wykonania działania, który będzie wyświetlany przypisanemu właścicielowi na liście działań w jego centrum aktywności. Działania zaległe będą oznaczone kolorem czerwonym, aby przyciągnąć pilną uwagę.

Przeglądanie działań w centrum aktywności

Poprzez kliknięcie ikony 🔔 na pasku nawigacyjnym, użytkownicy mogą przeglądać swoje przypisane działania, klikając zakładkę „Działania”. Widok ten wyświetla przypisane użytkownikowi działania w kolejności według terminu wykonania (od najnowszych do najstarszych).

Dla osób z odpowiednimi uprawnieniami można włączyć opcję „Wszystkie zaległe działania”, która pozwala użytkownikowi zobaczyć wszystkie zaległe działania w firmie. Będzie to szczególnie pomocne dla ról menedżerskich, które chcą zobaczyć, gdzie potrzebne jest wsparcie, aby przywrócić projekty na właściwe tory.

Oszczędzaj czas dzięki automatycznemu przypisywaniu działań

Chociaż przypisywanie osób do działań na zasadzie projekt po projekcie jest proste, organizacje mogą chcieć automatycznie przypisywać działania do (i) ról projektowych lub (ii) stałych osób. Poniższe instrukcje dotyczą konfigurowania i zarządzania działaniami w kreatorze przepływów pracy — więcej o konfigurowaniu przepływów pracy możesz przeczytać tutaj.

(i) Automatyczne przypisywanie według roli

• Przypisz działania do osoby zajmującej rolę projektową. Podczas edycji lub tworzenia działania wybierz przycisk radiowy „rola”, a następnie wybierz rolę projektową, do której chcesz przypisać działanie. W praktyce spowoduje to przypisanie określonego działania osobie przypisanej do tej roli projektowej w momencie tworzenia projektu.
  
  
   
• Przykład: działanie „Zbierz szczegóły dotyczące miejsca” jest przypisane do roli „Sprzedawca”. Gdy projekt zostanie utworzony, a Sally Sprzedawca zostanie przypisana do roli „Sprzedawca”, po zapisaniu projektu, Sprzedawca Sam zostanie automatycznie przypisany do działania „Zbierz szczegóły dotyczące miejsca”.

(ii) Automatyczne przypisywanie do stałej osoby

• Przypisz działania do jednej osoby dla każdego projektu. Podczas edycji lub tworzenia działania wybierz przycisk radiowy „osoba” i wybierz członka zespołu, któremu chcesz, aby to konkretne działanie było zawsze przypisywane. W praktyce spowoduje to przypisanie określonej osoby do tego działania za każdym razem, gdy tworzony jest nowy projekt.
  
   
• Przykład: działanie „Zaplanuj datę instalacji” jest przypisane do członka zespołu Menedżer Martha. Gdy projekt zostanie utworzony i zapisany po raz pierwszy, Martha Menedżer zostanie automatycznie przypisana do działania „Zaplanuj datę instalacji”.