Hoe Projectacties te Beheren

Samenvatting

Inhoudsopgave

• Acties toewijzen aan individuen
• Vervaldatums toewijzen aan acties
• Acties bekijken in het activiteitencentrum
• Tijd besparen met automatische toewijzing van acties

Acties toewijzen aan individuen

Wijs eigenaarschap van acties toe aan collega’s door hun naam te selecteren uit de bijbehorende actielijst. Na het opslaan van het project na toewijzing, wordt de persoon op de hoogte gebracht van zijn of haar actie. 

Vervaldatums toewijzen aan acties

Stel vervaldatums in voor acties door een datum te selecteren in de betreffende actieregel. Dit wijst een vervaldatum toe aan de actie, die wordt weergegeven aan de toegewezen eigenaar in de actielijst in hun activiteitencentrum. Acties die te laat zijn, worden weergegeven in het rood om urgente aandacht te trekken.

Acties bekijken in het activiteitencentrum 

Door op het 🔔-pictogram in de navigatiebalk te klikken, kunnen gebruikers hun toegewezen acties bekijken door op het tabblad 'Acties' te klikken. Deze weergave toont de toegewezen acties van een gebruiker, gesorteerd op vervaldatum (nieuwste eerst). 

Voor degenen met de juiste machtigingen kunt u 'Alle achterstallige acties' inschakelen, waardoor de gebruiker alle achterstallige acties binnen het bedrijf kan zien. Dit is vooral nuttig voor managementrollen die willen zien waar ondersteuning nodig is om projecten weer op schema te krijgen. 

Tijd besparen met automatische toewijzing van acties 

Hoewel het eenvoudig is om individuen per project acties toe te wijzen, willen organisaties mogelijk acties automatisch toewijzen aan (i) projectrollen, of (ii) vaste personen. Hieronder vindt u instructies voor het configureren en beheren van acties in uw workflowbouwer - u kunt meer lezen over het configureren van workflows. 

(i) Automatische toewijzing per rol

• Wijs acties toe aan de persoon die de projectrol bekleedt. Bij het bewerken of aanmaken van een actie selecteert u de radioknop 'rol' en kiest u vervolgens de projectrol waaraan u een actie wilt toewijzen. Dit wijst in de praktijk de opgegeven actie toe aan de persoon die aan die projectrol is toegewezen wanneer het project voor het eerst wordt aangemaakt. 
  
  
   
• Hier is een scenario: De actie 'Verzamel sitegegevens' is toegewezen aan de rol 'Verkoper'. Wanneer een project wordt aangemaakt en Sally Verkoper wordt toegewezen aan de rol 'Verkoper', wordt bij het opslaan van het project Verkoper Sam automatisch toegewezen aan de actie 'Verzamel sitegegevens'. 

(ii) Automatische toewijzing aan vaste persoon

• Wijs acties toe aan één persoon voor elk project. Bij het bewerken of aanmaken van een actie selecteert u de radioknop 'individu' en kiest u het teamlid dat u altijd aan deze specifieke actie wilt toewijzen. Dit wijst in de praktijk deze persoon toe aan deze actie elke keer dat een nieuw project wordt aangemaakt. 
  
   
• Hier is een scenario: De actie 'Plan installatiedatum' is toegewezen aan teamlid Manager Martha. Wanneer een project voor het eerst wordt aangemaakt en opgeslagen, wordt Martha Manager automatisch toegewezen aan de actie 'Plan installatiedatum'.