Come personalizzare i flussi di lavoro, le fasi e le azioni del progetto

Sintesi:

I flussi di lavoro di progetto permettono alla tua organizzazione di definire una sequenza personalizzata di Fasi (Stages) e Azioni per monitorare i progressi. È possibile creare più flussi e assegnarli a progetti diversi, garantendo flessibilità nella gestione dei processi operativi.

Creare un flusso di lavoro di progetto

Ogni flusso è composto da Fasi, raggruppate in Milestone, e ogni fase può contenere più azioni.

Procedura:

1. Vai a Controllo > Processi aziendali > Flussi di lavoro di progetto.

2. Clicca su Aggiungi flusso di lavoro.

3. Opzioni disponibili:

   • Iniziare con la struttura predefinita di OpenSolar.

   • Duplicare un flusso esistente (copia fasi e azioni).

Eliminare o archiviare un flusso di lavoro

• Eliminabile solo se non assegnato a nessun progetto.

• Se collegato a un progetto attivo → archiviato.

• Archiviati non possono essere assegnati a nuovi progetti.

• I progetti esistenti lo mantengono invariato.

Nota: Deve sempre esistere almeno un flusso attivo.

Capire i Milestone

I Milestone rappresentano le fasi principali:

• Presold – prima della vendita.

• Sold – dopo la vendita e prima dell’installazione.

• Installed – dopo il completamento dell’installazione.

• Others – casi speciali come “In attesa” o “Perso”.

Gestione delle Fasi

• Consentono di suddividere i Milestone in passaggi operativi.

• Creabili, modificabili, riordinabili, archiviabili.

Aggiungere una fase:

1. Modifica un flusso esistente.

2. Sotto il milestone pertinente, clicca Aggiungi fase.

3. Inserisci i dettagli e salva.

• Modifica titolo: icona modifica accanto al titolo.

• Riordinare: trascina e rilascia tra i milestone.

• Eliminare/Archiviare: a seconda dell’uso.

• Anteprima: mostra i passi in tempo reale.

Gestione delle Azioni

• Definiscono i compiti richiesti in ogni fase.

• Possono essere aggiunte, modificate, riordinate o rimosse.

Aggiungere un’azione:

1. Modifica il flusso.

2. Seleziona la fase.

3. Clicca Aggiungi azione, inserisci titolo e salva.

• Modifica titolo: icona modifica accanto al nome.

• Riordinare: trascina a sinistra/destra (non spostabile tra fasi).

• Rimuovere: non eliminabili definitivamente, solo rimosse dal flusso.

Tracciare i progressi del progetto

• Il flusso predefinito viene applicato ai nuovi progetti.

• In qualsiasi momento è possibile cambiarlo dalle impostazioni.

• Ogni aggiornamento registra evento di sistema (data, ora, utente).

• Non tutte le azioni devono essere completate per avanzare alla fase successiva.

Automazioni:

• Passaggio da “non venduto” a “venduto” → marca automaticamente il progetto come venduto e inserisce la data del contratto.

Note:

• È possibile aggiungere note alle azioni completate.

Permessi

Progetti condivisi e Team

• Se condiviso con un’altra organizzazione, ognuna può applicare il proprio flusso.

• In base ai permessi, i partner possono o meno visualizzare/modificare fasi e azioni.