Comment gérer les actions de projet

Résumé

Table des matières

• Attribuer des actions aux individus
• Attribuer des dates d'échéance aux actions
• Consulter les actions dans le centre d'activité
• Gagner du temps avec l'attribution automatique des actions

Attribuer des actions aux individus

Attribuez la responsabilité des actions à vos collègues en sélectionnant leur nom dans le menu déroulant correspondant aux actions. Lors de l'enregistrement du projet après l'attribution, la personne sera notifiée de son affectation à l'action. 

Attribuer des dates d'échéance aux actions

Définissez les dates d'échéance des actions en sélectionnant une date dans la ligne correspondante à l'action. Cela attribuera une date d'échéance à l'action, qui sera affichée au propriétaire assigné dans la liste des actions de son centre d'activité. Les actions en retard seront indiquées par une couleur rouge pour attirer l'attention de manière urgente.

Consulter les actions dans le centre d'activité 

En cliquant sur l'icône 🔔 dans la barre de navigation, les utilisateurs peuvent voir leurs actions attribuées en cliquant sur l'onglet « Actions ». Cette vue liste les actions attribuées à un utilisateur et les affiche par ordre de date d'échéance (de la plus récente à la plus ancienne). 

Pour ceux qui disposent des permissions adéquates, vous pouvez activer l'option « Toutes les actions en retard » qui permet à l'utilisateur de voir toutes les actions en retard dans l'entreprise. Cela sera particulièrement utile pour les rôles de gestion souhaitant identifier où un soutien est nécessaire pour remettre les projets sur les rails. 

Gagner du temps avec l'attribution automatique des actions 

Bien qu'il soit simple d'attribuer des actions aux individus projet par projet, les organisations peuvent souhaiter attribuer automatiquement des actions à (i) des rôles de projet, ou (ii) des individus fixes. Les instructions ci-dessous concernent la configuration et la gestion des actions dans votre générateur de flux de travail - vous pouvez en savoir plus sur la configuration des flux de travail. 

(i) Attribution automatique par rôle

• Attribuer des actions à la personne occupant le rôle de projet. Lors de l'édition ou de la création d'une action, sélectionnez le bouton radio « rôle » puis choisissez le rôle de projet auquel vous souhaitez attribuer une action. En pratique, cela attribuera l'action spécifiée à la personne assignée à ce rôle de projet lors de la création initiale du projet. 
  
  
   
• Voici un scénario : L'action « Collecter les détails du site » est attribuée au rôle « Commercial ». Lorsqu'un projet est créé et que Sally Commercial est assignée au rôle « Commercial », lors de l'enregistrement du projet, Salesperson Sam sera automatiquement assigné à l'action « Collecter les détails du site ». 

(ii) Attribution automatique par individu fixe

• Attribuer des actions à une personne unique pour chaque projet. Lors de l'édition ou de la création d'une action, sélectionnez le bouton radio « individu » et choisissez le membre de l'équipe auquel vous souhaitez toujours attribuer cette action spécifique. En pratique, cela attribuera cet individu spécifié à cette action chaque fois qu'un nouveau projet est créé. 
  
   
• Voici un scénario : L'action « Planifier la date d'installation » est attribuée au membre de l'équipe Manager Martha. Lorsqu'un projet est créé et enregistré pour la première fois, Martha Manager sera automatiquement assignée à l'action « Planifier la date d'installation ».