So passen Sie Projektabläufe, Phasen und Aktionen an

Zusammenfassung:

Projekt-Workflows ermöglichen es deiner Organisation, eine benutzerdefinierte Abfolge von Phasen (Stages) und Aktionen zu definieren, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Du kannst mehrere Workflows erstellen und sie verschiedenen Projekten zuweisen, was dir Flexibilität bei der Verwaltung unterschiedlicher Geschäftsprozesse bietet.

Einen Projekt-Workflow erstellen

Du kannst beliebig viele Projekt-Workflows erstellen. Jeder Workflow besteht aus Phasen (Stages), die in Meilensteine gruppiert sind, und jede Phase kann mehrere Aktionen enthalten.

So erstellst du einen neuen Workflow:

1. Navigiere zu Kontrolle > Geschäftsprozess > Projekt-Workflows.

2. Klicke auf Workflow hinzufügen.

3. Wähle eine Option:

   • Mit der Standardstruktur von OpenSolar beginnen.

   • Einen bestehenden Workflow duplizieren (kopiert alle Phasen und Aktionen).

Einen Projekt-Workflow löschen oder archivieren

• Ein Workflow kann nur gelöscht werden, wenn er keinem Projekt zugeordnet ist.

• Wenn er einem aktiven Projekt zugeordnet ist, wird er archiviert.

• Archivierte Workflows können nicht auf neue Projekte angewendet werden.

• Bestehende Projekte behalten den archivierten Workflow.

Hinweis: Es muss immer mindestens ein aktiver Workflow vorhanden sein.

Meilensteine verstehen

Meilensteine stellen die Hauptphasen eines Projekts dar:

• Presold – Phasen vor dem Verkauf.

• Sold – Phasen nach dem Verkauf und vor der Installation.

• Installed – Phasen nach Abschluss der Installation.

• Others – Sonderfälle wie „On Hold“ oder „Lost“.

Phasen verwalten

• Phasen zerlegen jeden Meilenstein in handhabbare Schritte.

• Du kannst sie erstellen, bearbeiten, neu anordnen oder archivieren.

Phase hinzufügen:

1. Einen bestehenden Workflow bearbeiten.

2. Unter dem relevanten Meilenstein Phase hinzufügen klicken.

3. Details eingeben und speichern.

• Titel bearbeiten: Mit dem Stift-Symbol umbenennen.

• Neu anordnen: Phasen per Drag & Drop verschieben.

• Löschen/Archivieren: Wenn in Benutzung → archiviert. Andernfalls gelöscht.

• Vorschau: Echtzeit-Vorschau der Schritte im Projekt.

Aktionen verwalten

• Aktionen definieren die Aufgaben innerhalb einer Phase.

• Du kannst sie hinzufügen, bearbeiten, neu anordnen oder entfernen.

Aktion hinzufügen:

1. Workflow bearbeiten.

2. Phase auswählen.

3. Aktion hinzufügen, Titel eingeben, speichern.

• Titel bearbeiten: Über das Stift-Symbol.

• Neu anordnen: Aktionen innerhalb derselben Phase verschieben.

• Entfernen: Aktionen können nicht endgültig gelöscht, nur entfernt werden.

Projektfortschritt verfolgen

• Beim Erstellen eines Projekts wird der Standard-Workflow angewendet.

• In den Projekteinstellungen kann ein anderer Workflow ausgewählt werden.

• Aktualisierungen von Phasen und Aktionen werden protokolliert (Datum, Uhrzeit, Benutzer).

• Aktionen müssen nicht alle abgeschlossen sein, um zur nächsten Phase zu wechseln.

Automatisierung:

• Wechsel von „nicht verkauft“ zu „verkauft“ → Projekt automatisch als verkauft markieren und Vertragsdatum setzen.

Notizen:

• Notizen können zu abgeschlossenen Aktionen hinzugefügt werden.

Berechtigungen

Gemeinsame Projekte und Teams

• Bei geteilten Projekten kann jede Organisation ihren eigenen Workflow anwenden.

• Je nach Berechtigung können Partner die Phasen und Aktionen deiner Organisation einsehen oder bearbeiten.