So konfigurieren Sie Ihren Vertrag in OpenSolar

Zusammenfassung:

Dieser Artikel erklärt, wie man Vertragvorlagen in OpenSolar erstellt, bearbeitet und verwaltet, entweder mit einem Texteditor oder im PDF Drag-&-Drop-Format. Er behandelt auch, wie man Platzhalter konfiguriert, Vorlagen auf Projekte anwendet und die DocuSign-Integration für elektronische Unterschriften einrichtet.

Inhaltsverzeichnis:

• Zugriff auf Vertragvorlagen

• Vertragsinformationen

• Erstellen eines Texteditor- (Word-Stil) Vertrags

• Bearbeiten des Vertragstextes

• Erstellen eines PDF-Vertrags

• Anpassen von Platzhaltern

• Zuweisen der Vertragvorlage zum Projekt

Zugriff auf Vertragvorlagen:

Alle Vertragvorlagen sind zugänglich über Kontrolle > Kauferlebnis > Vertragvorlage.

Um eine bestehende Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem gewünschten Vertrag.

Um eine neue Vertragvorlage zu erstellen, klicken Sie auf + Vertrag hinzufügen. Dies öffnet das Fenster Vertrag erstellen, in dem folgende Details angegeben werden müssen:

Vertragsinformationen:

• Titel: Der Titel, der im Online-Angebot angezeigt wird, wenn die Vorlage manuell ausgewählt wird.

• Sprache: Die Sprache des Vertrags.

• Editor: Wählen Sie zwischen „Texteditor“ (HTML/Word-Stil-Editor) oder „PDF Drag & Drop“.

• Automatisch anwenden: Aktivieren Sie diesen Schalter, um die Vorlage automatisch auf alle Projekte anzuwenden. Sie können Bedingungen für die automatische Anwendung basierend auf Bundesstaat, Postleitzahl oder Zahlungsoptionen definieren.

Klicken Sie auf Speichern, um zum Vorlagenbearbeitungsbereich zu gelangen.

Erstellen eines Texteditor- (Word-Stil) Vertrags:

Wenn der Texteditor ausgewählt ist, erscheinen zusätzliche Konfigurationsfelder:

• Beschreibung: Eine optionale Beschreibung der Vorlage.

• Archiv: Ermöglicht das Deaktivieren der Vorlage, sodass sie aus der Liste aktiver Optionen entfernt wird.

• Integration: Wenn Sie DocuSign anstelle des nativen Signaturtools von OpenSolar verwenden, wählen Sie DocuSign aus dem Dropdown. Stellen Sie sicher, dass DocuSign in Ihrer Organisation integriert ist, bevor Sie es auswählen. Setup-Anleitung ansehen hier.

Bearbeiten des Vertragstextes:

Der Vertragstext ist zunächst mit der Standardvorlage von OpenSolar vorausgefüllt. Sie können diesen Inhalt löschen und:

• Inhalte einfügen aus einem bestehenden Vertrag (Sie werden gefragt, ob Sie die Formatierung beibehalten oder entfernen möchten), oder

• Direkt in den Editor tippen.

Hinweis: Texteditor-Verträge erlauben keinen Dokument-Upload.

Der Editor unterstützt Standard-Formatierungswerkzeuge, wie:

• Textformatierung: Fett, Kursiv, Unterstreichen, Schriftgröße, Textfarbe

• Layout: Absatz-Ausrichtung, Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche, Tabellen, Listen

• Platzhalter: Verwenden Sie Platzhalter, um Projektdaten dynamisch in den Vertrag einzufügen. Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit von Platzhaltern eingeschränkter ist als in PDF-Vorlagen.

• DocuSign-Felder: Nur verfügbar, wenn DocuSign als Integration ausgewählt ist.

Klicken Sie auf Speichern, sobald Ihre Vorlage fertig ist.

Erstellen eines PDF-Vertrags:

Die Konfiguration des PDF-Vertrags beginnt, wenn der Editor auf „PDF Drag & Drop“ gesetzt ist.

Oben erscheinen neue Abschnitte:

• Beschreibung: Eine optionale Beschreibung der Vorlage.

• Archiv: Ermöglicht das Deaktivieren der Vorlage, sodass sie aus der Liste aktiver Optionen entfernt wird.

• Integration: Wenn Sie DocuSign anstelle des nativen Signaturtools von OpenSolar verwenden, wählen Sie DocuSign aus dem Dropdown. Stellen Sie sicher, dass DocuSign integriert ist, bevor Sie es auswählen. Setup-Anleitung ansehen hier.

Schritt 1: PDF-Datei hochladen:
Klicken Sie auf Datei importieren, wählen Sie Ihr PDF-Dokument und laden Sie es in OpenSolar hoch.

Schritt 2: Beispieldaten laden:
Wählen Sie ein Beispielprojekt, ein Systemdesign und eine Zahlungsoption, die die Daten enthalten, die Sie in Ihrem Vertrag einfügen möchten. Zum Beispiel:

• Wenn Sie Kreditdaten verwenden, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsoption ein Kredit ist.

• Wenn Sie Batteriedaten einfügen, wählen Sie ein Design, das eine Batterie enthält.

Klicken Sie auf Beispieldaten laden, um die Vorlage mit Projektdaten zu füllen.

Im linken Bereich erscheint nun ein Menü mit Platzhaltern, gruppiert nach Kategorien:

• Beliebt: Häufig verwendete Platzhalter (z. B. Kunden- und Hardware-Infos)

• System: Informationen wie Systemgröße, Leistung und ausgewählte Hardware

• Zahlungsoption: Preisdaten, Kreditgebername, APR usw.

• DocuSign: Unterschrifts- und Initialfelder (falls Integration aktiviert)

• Projekt: Adresse, Erstellungsdatum und benutzerdefinierte Felder

• Ihr Unternehmen: Informationen aus Ihrem Unternehmensprofil (Kontrolle > Unternehmen > Geschäftsinformationen)

• Zugewiesenes Teammitglied: Name, E-Mail und Telefonnummer des zuständigen Vertreters (Kontrolle > Unternehmen > Team)

• Hauptkunde: Nur die Informationen des ersten Kunden (z. B. Name, E-Mail und Telefonnummer)

• Alle Kunden: Wie oben, aber mit allen Kunden im Projekt

Um einen Platzhalter hinzuzufügen, ziehen Sie ihn in die Vorlage. Für bessere Sichtbarkeit:

• Platzhalter zuerst an einer beliebigen Stelle ablegen, dann verschieben.

• Verwenden Sie Strg + / Strg - auf der Tastatur zum Zoomen statt der Bildschirmsteuerung.

Anpassen von Platzhaltern:

Klicken Sie auf den Pfeil neben einem Platzhalter, um seine Eigenschaften anzupassen:

• Breite, Schriftgröße, Anzahl der Zeilen

• Dezimal-Rundung

• Zahlenformatierung (z. B. Währung)

• Formeln: Aktivieren, um berechnete Werte hinzuzufügen (z. B. Projektabschlussdatum = Vertragsdatum + 180 Tage)

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Zuweisen der Vertragvorlage zum Projekt:

• Wenn Automatisch anwenden aktiviert ist, wird die Vorlage standardmäßig auf Projekte angewendet, die den Kriterien entsprechen.

• Wenn nicht aktiviert, gehen Sie zu Online-Angebot > Vorschlag anpassen erweitern und wählen Sie die Vertragvorlage manuell im Dropdown Vertragvorlage.