So fügen Sie OpenSolar weitere Dokumente hinzu

Zusammenfassung:

Dieser Artikel bietet eine detaillierte Anleitung zum Erstellen, Bearbeiten und Generieren von Dokumentvorlagen in OpenSolar. Dokumentvorlagen ermöglichen eine standardisierte Erstellung von Unterlagen wie Bedienungsanleitungen, Verträgen oder Übergabedokumenten und sorgen für mehr Anpassbarkeit und Professionalität in Ihrer Projektdokumentation.

Inhaltsverzeichnis:

• Zugriff auf die Dokumentvorlagen

• Erste Einrichtung eines Dokuments

• Vorlagenoptionen zum Vorausfüllen

• Bestehende OpenSolar-Vorlagen bearbeiten

• Formatierungs- und Anpassungsoptionen

• Neue Vorlage von Grund auf erstellen

  • Wenn der Texteditor verwendet wird

  • Wenn ein PDF hochgeladen wird

• Dokument generieren

Zugriff auf die Dokumentvorlagen:

So erstellen Sie eine neue Dokumentvorlage:

Gehen Sie zu Verwaltung > Sonstiges > Dokumentvorlagen

In diesem Fenster können Sie:

• Eine bestehende Vorlage über das Stiftsymbol bearbeiten

• Eine neue Vorlage mit + Dokumentvorlage hinzufügen erstellen

Erste Einrichtung eines Dokuments:

Füllen Sie im Erstellungsfenster folgende Felder aus:

• Titel: Name der Vorlage

• Sprache: Standardsprache des Dokuments

• Vorlage vorausfüllen: Wählen Sie eine bestehende Vorlage oder beginnen Sie von Grund auf

• Editor: Wählen Sie den Texteditor oder den PDF-Upload

Hinweis: Vorgefertigte OpenSolar-Vorlagen können nur mit dem Texteditor bearbeitet werden.

Vorlagenoptionen zum Vorausfüllen:

Die Dropdown-Liste bietet gebrauchsfertige Vorlagen von OpenSolar, z. B.:

• Allgemeines Dokument

• Energieertragsbericht – USA

• Installationsanleitung – USA

• Vertragsänderung

• LightReach Verkaufsdesign – USA

Die Auswahl einer Vorlage lädt die Standardversion, die anschließend angepasst werden kann. Für eine leere Vorlage wählen Sie Allgemeines Dokument.

Bestehende OpenSolar-Vorlagen bearbeiten:

OpenSolar bietet standardisierte Vorlagen für gängige geschäftliche Anwendungsfälle. Sie können diese an Ihre Anforderungen anpassen.

So bearbeiten Sie eine Vorlage:

1. Öffnen Sie die Dropdown-Liste Vorlage vorausfüllen

2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage

3. Speichern Sie, um den Inhalt zu laden

4. Bearbeiten Sie mit den verfügbaren Formatierungswerkzeugen

Formatierungs- und Anpassungsoptionen:

Der Editor unterstützt folgende Formatierungen:

• Text: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Schriftgröße, Textfarbe

• Layout: Absatzausrichtung, Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche, Tabellen, Listen

• Platzhalter: Ziehen dynamisch Projektdaten ins Dokument (eingeschränkter als bei PDF)

• DocuSign-Felder: Nur verfügbar, wenn DocuSign aktiviert ist

Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.

Neue Vorlage von Grund auf erstellen:

Wenn Sie ein komplett neues Dokument erstellen möchten:

1. Wählen Sie Allgemeines Dokument als Vorlage

2. Entscheiden Sie sich für die Verwendung des Texteditors oder den PDF-Upload

Wenn Sie den Texteditor verwenden:

Ein leerer Editor erscheint, in dem Sie Inhalte schreiben oder einfügen können. Standardformatierung und begrenzte Platzhalter stehen zur Verfügung.

Wenn Sie ein PDF hochladen:

Schritt 1: PDF-Datei hochladen

Klicken Sie auf Datei importieren und laden Sie das PDF-Dokument hoch.

Schritt 2: Beispieldaten laden

Wählen Sie ein Projekt, Systemdesign und Zahlungsoption, die zum Dokumentinhalt passen.

Klicken Sie auf Beispieldaten laden, um das PDF mit Projektdaten zu befüllen.

Links erscheint eine Liste verfügbarer Platzhalter, gruppiert nach Kategorien:

Platzhalter einfügen:

• Ziehen Sie einen Platzhalter ins Dokument

• Positionieren Sie ihn zuerst grob, dann exakt

• Verwenden Sie Strg + / Strg -, um zu zoomen

Platzhalter anpassen:

Klicken Sie auf den Pfeil neben einem Platzhalter, um:

• Breite, Schriftgröße, Zeilenanzahl

• Dezimalstellen

• Zahlenformat (z. B. Währung)

• Formeln: Aktivieren, um Werte zu berechnen (z. B. Projektabschluss = Vertragsdatum + 180 Tage)

Speichern Sie anschließend.

Dokument generieren:

Nach dem Erstellen oder Bearbeiten:

1. Gehen Sie im Projekt zur Registerkarte Verwalten

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Dokumente

3. Klicken Sie auf das + Symbol, um Datei generieren zu öffnen

4. Die Dropdown-Liste zeigt verfügbare Vorlagen:

   • Eigene Vorlagen stehen oben

   • Standardvorlagen erscheinen unten

5. Wählen Sie eine Vorlage und klicken Sie auf Generieren