Comment créer des rôles personnalisés et ajouter des membres à l'équipe

Résumé :

OpenSolar offre des outils puissants pour vous aider à gérer la structure de votre équipe, l'accès des utilisateurs et la visibilité des projets. En utilisant des rôles personnalisés et les paramètres d’équipe, votre organisation peut adapter les autorisations de la plateforme à vos flux de travail et processus internes.

Les rôles définissent les parties de la plateforme OpenSolar qu’un utilisateur peut consulter et les actions qu’il peut effectuer. OpenSolar propose sept rôles prédéfinis pour plus de commodité, mais vous pouvez également créer des rôles personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques.

Création d’un rôle personnalisé :

Pour créer un rôle personnalisé :

1. Accédez à Contrôle > Société > Rôles personnalisés.

2. Cliquez sur + Créer un ensemble d'autorisations.

3. Saisissez un titre pour le nouveau rôle. Ce titre apparaîtra lors de l’attribution des rôles aux membres de l’équipe.

OpenSolar inclut sept modèles de rôles prédéfinis pour simplifier la configuration. Lors de la création d’un rôle personnalisé, vous pouvez sélectionner l’un de ces modèles dans le menu déroulant Modèle d'autorisation de partage et cliquer sur Appliquer pour l’utiliser comme point de départ. Vous pourrez ensuite personnaliser chaque autorisation individuellement selon vos besoins.

Définir les autorisations d’un rôle :

L’éditeur d’autorisations est organisé en lignes représentant différentes zones de la plateforme OpenSolar. Chaque ligne comprend quatre colonnes :

• Voir

• Créer

• Modifier

• Supprimer

Cochez ou décochez chaque case pour autoriser ou restreindre l’accès à une zone spécifique. Par exemple, vous pouvez autoriser un membre de l’équipe à consulter des informations sans lui permettre de les modifier ou de les supprimer.

Remarque : Pour limiter un utilisateur à consulter uniquement ses projets assignés (et non ceux d'autres utilisateurs), assurez-vous que le champ Accès aux projets de ces utilisateurs est laissé vide dans les paramètres de son équipe.

Ajouter et attribuer un rôle à un membre de l’équipe :

Une fois votre rôle personnalisé créé, vous pouvez l’attribuer à de nouveaux membres de l’équipe ou à ceux existants.

Pour ajouter un nouveau membre :

1. Accédez à Contrôle > Société > Équipe.

2. Cliquez sur + Ajouter un membre à l'équipe.

3. Remplissez les champs obligatoires suivants :

   • Adresse email pour l’invitation

   • Rôle (choisir parmi les rôles prédéfinis ou personnalisés)

Il est recommandé d’ajouter le nom du membre pour qu’il apparaisse correctement dans les propositions.

Remarque : Si vous attribuez un rôle de gestionnaire qui doit accéder aux projets de son équipe, mais pas à ceux de toute l’entreprise, utilisez le champ Accès aux projets de ces utilisateurs. Entrez les noms des membres dont les projets doivent être visibles par ce gestionnaire.

Une fois enregistré, le nouveau membre recevra une invitation à rejoindre votre organisation et créera un mot de passe pour sa première connexion.

Paramètres supplémentaires des membres de l’équipe :

OpenSolar propose plusieurs intégrations et configurations facultatives pour les membres de l’équipe :

• Intégration de planification de réunion
  Connectez des outils comme Calendly pour que les clients puissent prendre rendez-vous directement via la proposition.

• Intégration du chat Olark
  Permet le chat en direct entre les membres de l’équipe et les clients.

• Configuration financière de l’utilisateur
  Certains partenaires de financement exigent que les utilisateurs soient liés via leur adresse e-mail. Ajoutez l’e-mail du membre dans les paramètres du financier concerné pour établir ce lien.

Aperçu des rôles prédéfinis :

Pour vous aider à démarrer rapidement, OpenSolar fournit sept rôles prédéfinis. Ces rôles peuvent être utilisés tels quels ou modifiés lors de la création de rôles personnalisés.