Dostosuj etapy i działania w przepływie projektu - Workflow

Funkcja workflow - przepływy pracy projektu pozwala na stworzenie własnego zestawu etapów i działań do śledzenia postępu w projektach. Możesz tworzyć wiele struktur pracy projektu i zastosować inny dla każdego projektu.

Tworzenie 

Możesz tworzyć dowolną liczbę struktur przepływów pracy projektu (Workflow). Aby stworzyć nowy przepływ pracy:

1. Przejdź do Sterowanie > Proces Biznesowy > Przepływy Pracy Projektu.
2. Kliknij Dodaj Przepływ Pracy, aby dodać nowy przepływ pracy. Domyślnie nowy przepływ zacznie się od ustawień domyślnych OpenSolar. Możesz też wybrać opcję skopiowania istniejącego przepływu, co zduplikuje wszystkie etapy i połączy wszystkie działania z nim.

Usuwanie Przepływu Pracy Projektu

Możesz usunąć Przepływ Pracy Projektu, jeśli nie jest przypisany do żadnego projektu. Jeśli Przepływ Pracy Projektu został już przypisany do projektu, zostanie zarchiwizowany. Po zarchiwizowaniu przepływu pracy nie można go już zastosować do nowego projektu. Przepływ pracy nie zmieni się w starych projektach.

Uwaga: Twoja organizacja musi zawsze mieć co najmniej 1 aktywny przepływ pracy projektu.

Co to są kamienie milowe

Kamienie milowe pomagają podzielić etapy projektu na podstawie postępu projektu. Istnieją 4 kamienie milowe, do których można dodawać etapy:

• Przedsprzedaż - Obejmuje etapy występujące przed sprzedażą projektu.
• Sprzedane - Obejmuje etapy po sprzedaży projektu i przed jego instalacją.
• Zainstalowane - Obejmuje etapy po instalacji projektu.
• Inne - Pełni rolę kategorii ogólnej dla projektów, które nie mieszczą się w typowym postępie, jak opisano powyżej. Obejmuje to oznaczanie projektu jako wstrzymanego lub utraconego.

Jak tworzyć i aktualizować Etapy

Zgodnie z powyższym, możesz tworzyć, aktualizować i zmieniać kolejność etapów, aby śledzić postęp projektu. Aby utworzyć Etap:

• Edytuj przepływ pracy projektu.
• Kliknij Dodaj Etap, aby dodać nowy etap.
• Zapisz przepływ pracy projektu, aby zapisać nowe utworzone etapy.

Edycja tytułu etapu

Możesz kliknąć ikonę ołówka obok tytułu etapu, aby spersonalizować tytuł.


Zmiana Kolejności Etapów

Możesz zmieniać kolejność etapów, przeciągając ikonę przeciągania i poruszając kartą w górę lub w dół. Możesz przenieść etap z jednego kamienia milowego do drugiego.

Usuwanie etapu

Jeśli Przepływ Pracy Projektu nie jest przypisany do żadnego projektu, etap można usunąć, klikając ikonę usuwania i zapisując Przepływ Pracy Projektu. Jeśli jest przypisany do projektu, etap zostanie zarchiwizowany. Zarchiwizowane etapy są wyświetlane jako wyłączone karty i nie będą widoczne w projektach, gdzie jest używany Przepływ Pracy Projektu.


Podgląd Kroków Etapu

Możesz podglądać Kroki Etapu w czasie rzeczywistym podczas konfigurowania Etapów w przepływie pracy projektu.

Jak tworzyć i aktualizować Działania

Każdy etap może zawierać wiele Działań, które członek zespołu musi wykonać, aby posuwać projekt naprzód. Aby utworzyć nowe Działanie:

1. Edytuj przepływ pracy projektu.
2. Przejdź do etapu.
3. Kliknij przycisk Dodaj Działanie.
4. Wprowadź tytuł działania i kliknij Dodaj, aby dodać nowe działanie.
5. Zapisz przepływ pracy projektu, aby zapisać nowo utworzone działania.

Edytuj tytuł Działania

Możesz kliknąć ikonę edycji obok tytułu etapu, aby dostosować tytuł. Należy pamiętać, że ta zmiana w tytule działania będzie odzwierciedlać się we wszystkich projektach, gdzie ten przepływ pracy jest zastosowany.

Zmiana kolejności Działań

Możesz zmieniać kolejność Działań, przeciągając ikonę przeciągania i poruszając chipem w lewo lub w prawo. Nie można przenosić Działań z jednego Etapu do innego.

Usuwanie Działań

Działań nie można trwale usunąć, ale można je usunąć z przepływu pracy projektu. Po usunięciu nie zobaczysz Działania na stronie projektu. Jeśli Działanie zostało już ukończone, zdarzenie związane z ukończeniem Działania pozostanie w historii projektu.

Śledzenie postępu projektu

Zastosuj Przepływ Pracy Projektu Podczas tworzenia nowego projektu, domyślny Przepływ Pracy Projektu jest stosowany do projektu. Możesz w każdej chwili wybrać inny Przepływ Pracy Projektu.

Aktualizacja Etapów i Działań w Projekcie

Możesz określić, na którym etapie znajduje się projekt w dowolnym momencie.

• Na podstawie aktywnego etapu, odpowiednie Działania pojawią się poniżej.
• Aktualizacja etapu utworzy zdarzenie, które śledzi, kiedy i przez kogo etap został zaktualizowany.
• Podobnie oznaczenie Działania jako ukończone utworzy zdarzenie, które śledzi, kiedy i przez kogo Działanie zostało ukończone.
  
  

Uwaga: Nie jest konieczne ukończenie wszystkich Działań, aby przejść do następnego etapu projektu.

Automatyzacja i Walidacje

Przeniesienie etapu projektu z kamienia milowego "Niesprzedane" do "Sprzedane" automatycznie oznaczy projekt jako sprzedany w sekcji Informacje > Sprzedaż. Zostanie również zapisana obecna data jako data umowy.

Dodawanie notatki do Działania

Możesz dodać notatkę do ukończonego działania, klikając ikonę edycji i wypełniając pole notatek.





Zespoły

Każda połączona organizacja, z którą ten projekt jest udostępniony, będzie miała swój własny przepływ pracy projektu zastosowany do tego projektu. W oparciu o uprawnienia udostępniania, mogą lub nie będą móc przeglądać i aktualizować Przepływu Pracy, Etapów lub Działań zastosowanych przez organizację właściciela.