Personnaliser les flux de travail, les étapes et les actions du projet

Les flux de projets vous permettent de créer votre propre ensemble d'étapes et d'actions pour suivre l'avancement de vos projets. Vous pouvez créer plusieurs flux de projets et en appliquer un différent pour chaque projet.

 

Création d'un flux de travail pour un projet

Vous pouvez créer autant de flux de travail que vous le souhaitez. Pour créer un nouveau flux de travail :

1. Allez dans Contrôle > Processus d'affaires > Workflows de projet
2. Cliquez sur Ajouter un flux de travail pour ajouter un nouveau flux de travail. Par défaut, le nouveau flux de travail démarre avec les paramètres par défaut d'OpenSolar. Vous pouvez choisir de dupliquer un flux de travail existant, ce qui dupliquera toutes les étapes et liera toutes les actions à ce flux de travail.

 

Supprimer le flux de travail d'un projet

Vous pouvez supprimer un workflow de projet s'il n'est appliqué à aucun projet. Si le workflow de projet est appliqué à un projet, il sera archivé. Une fois qu'un flux de travail est archivé, il ne peut plus être appliqué à un nouveau projet. Le flux de travail ne sera pas modifié dans les anciens projets.

Attention : votre organisation doit toujours avoir au moins un flux de projets actif.

 

Qu'est-ce qu'une étape ?

Les jalons permettent de diviser les étapes du projet en fonction de l'avancement du projet. Il existe 4 jalons auxquels les étapes peuvent être ajoutées :

1. Prévente - Cette catégorie comprend les étapes qui se déroulent avant que le projet ne soit vendu.
2. Vendu - Il s'agit des étapes qui se déroulent après la vente du projet et avant son installation.
3. Installé - Cette catégorie comprend les étapes qui se déroulent après l'installation du projet.
4. Autres - Il s'agit d'une catégorie fourre-tout pour les projets qui ne correspondent pas à la progression typique indiquée ci-dessus. Il s'agit notamment de marquer un projet en attente ou perdu.

Comment créer et mettre à jour les phases

Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez créer, mettre à jour et réorganiser les phases pour suivre l'avancement du projet. Pour créer une phase :

1. Modifier le flux de travail d'un projet
2. Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter une nouvelle phase
3. Sauvegarder le flux de travail du projet pour sauvegarder les nouvelles étapes créées

 

Modifier le titre de la phase

Vous pouvez cliquer sur l'icône d'édition à côté du titre de la phase pour personnaliser le titre.

 

 

Réorganiser les phases

Vous pouvez réorganiser la phase en maintenant l'icône de déplacement enfoncée et en déplaçant la carte vers le haut ou vers le bas. Vous pouvez déplacer la phase d'un jalon à l'autre.

 

Supprimer la phase

Si le workflow de projet n'est pas appliqué à un projet, la phase peut être supprimée en cliquant sur l'icône de suppression et en sauvegardant le workflow de projet. Si elle est appliquée à un projet, la phase sera archivée. Les phases archivées sont affichées comme des cartes désactivées et ne seront pas visibles sur les projets où le flux de travail de projet est appliqué.

 

 

Avant-première Stage steppers

Vous pouvez prévisualiser les pas de scène en temps réel lors de la configuration des scènes dans le flux de travail du projet.

 

 

Comment créer et mettre à jour des actions

Chaque étape peut comporter plusieurs actions que les membres de votre équipe doivent effectuer pour faire avancer le projet. Pour créer une nouvelle action :

1. Modifier le déroulement d'un projet
2. Accédez à une étape
3. Cliquez sur le bouton Ajouter une action
4. Saisissez le titre de l'action et cliquez sur Ajouter pour ajouter une nouvelle action
5. Enregistrez le flux de travail du projet pour sauvegarder les nouvelles actions créées.

 

 

Modifier le titre de l'action

Vous pouvez cliquer sur l'icône de modification à côté du titre de l'étape pour personnaliser le titre. Veuillez noter que cette modification du titre de l'action se répercutera sur tous les projets où ce flux de travail est appliqué.

 

Réorganiser les actions

Vous pouvez réorganiser l'action en maintenant l'icône de déplacement et en déplaçant la puce vers la gauche ou la droite. Vous ne pouvez pas déplacer l'action d'une étape à l'autre.

 

 

Supprimer les actions

Les actions ne peuvent pas être supprimées définitivement, mais elles peuvent être retirées du flux de travail d'un projet. Une fois supprimée, l'action ne sera plus visible sur la page du projet. Si l'action a déjà été réalisée, l'événement lié à la réalisation de l'action restera dans l'historique du projet.

 

Suivi de l'avancement du projet

Appliquer le flux de travail du projet

Lors de la création d'un nouveau projet, le flux de travail de projet par défaut est appliqué au projet. Vous pouvez à tout moment sélectionner un autre flux de travail de projet.

 

 

Mise à jour des étapes et actions du projet

Vous pouvez spécifier à quel stade se trouve le projet à un moment donné.

• En fonction de la phase active, les actions correspondantes apparaîtront sous celle-ci.
• La mise à jour d'une étape crée un événement qui permet de savoir quand et par qui l'étape a été mise à jour.
• De même, le fait de marquer une action comme terminée créera un événement permettant de savoir quand et par qui l'action a été achevée.

Attention : il n'est pas nécessaire de mener à bien toutes les actions pour que le projet passe à l'étape suivante.

 

Automatisation et validations

Le passage d'un stade de projet d'invendu à vendu marquera automatiquement le projet comme vendu dans la section Info > Vente. La date actuelle sera également enregistrée comme date du contrat.

 

Ajouter une note à une action

Vous pouvez ajouter une note à une action terminée en cliquant sur l'icône de modification et en remplissant le champ des notes.

 

 

 

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Custom Roles

Location	Functionality	Permission Title	Autorisations
Contrôle	Capacité à configurer les flux de travail, les étapes et les actions d'un projet.	Processus d'entreprise (contrôle)	Voir Créer Modifier Supprimer
Projet	Possibilité de sélectionner le flux de travail du projet et de mettre à jour l'état d'avancement du projet.	Gérer - Flux de travail/étapes du projet (Projet)	Voir Créer Modifier Supprimer
Projet	Possibilité de cocher/décocher des actions et d'y ajouter des notes	Gérer - Notes/activités/actions (Projet)	Voir Créer Modifier Supprimer

 

Équipe

Chaque organisation connectée avec laquelle ce projet est partagé aura son propre flux de travail appliqué au projet. En fonction des permissions de partage, elles pourront ou non visualiser et mettre à jour le flux de travail, l'étape ou les actions appliquées par l'organisation propriétaire.