Veuillez noter que cet article aborde des parties de la plateforme OpenSolar auxquelles vous ne pourrez peut-être pas accéder si vous ne disposez pas des droits d'administrateur (Admin) dans votre compte OpenSolar. Il est donc destiné aux utilisateurs OpenSolar disposant d’un accès Admin.
OpenSolar vous permet de personnaliser complètement les sections Projets/Contrôle et les projets spécifiques auxquels chaque membre de votre équipe peut accéder. Vous disposez ainsi d'une plateforme parfaitement adaptée à vos processus commerciaux.
OpenSolar a créé trois grandes fonctionnalités afin de vous permettre de mieux organiser votre équipe.
- Création de permissions de rôle sur personnalisées
- Création d'équipes commerciales
- Communication entre les rôles
Cet article vous présente chacune de ces fonctionnalités et indique comment en tirer au mieux parti.
Permissions de rôle personnalisées
OpenSolar permet d’attribuer un utilisateur à un « rôle ». Le rôle définit l'accès dont bénéficie l'utilisateur aux différentes parties de la plateforme OpenSolar. OpenSolar compte 7 rôles prédéfinis par défaut (pour en savoir plus, consultez les informations figurant au bas de cet article), mais vous pouvez créer un nouveau rôle personnalisé si aucun des rôles prédéfinis ne répond à vos besoins. Pour ce faire, allez sous Contrôle > Société > Rôles personnalisés.
Pour créer un nouveau rôle personnalisé, procédez comme suit :
- Allez sous Contrôle > Société > Rôles personnalisés et cliquez sur Ajouter un rôle personnalisé.
- Donnez un titre au rôle.
- (Facultatif) Choisissez une modèle de base pour le rôle personnalisé. Cela permet de renseigner les permissions en fonction du rôle que vous sélectionnez. Consultez le paragraphe « Description des rôles prédéfinis » au bas de cet article pour plus de détails sur les rôles prédéfinis sur lesquels vous pouvez baser vos rôles personnalisés.
- Configurez leur accès aux projets. Par défaut (lorsque les cases sont toutes décochées), un rôle ne peut accéder qu'aux projets qui lui sont attribués (ainsi qu'aux projets auxquels son équipe est affectée, plus d’informations sur la création d'équipes commerciales ici). En cochant ces cases, vous autorisez à un rôle d’accéder par exemple à tous les projets, contacts, activités, etc. selon ce qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
- Ensuite, vous pouvez définir le niveau d'accès autorisé pour un certain nombre de zones/champs sur la plateforme. Le rôle aura, par exemple, le droit de Créer, Consulter, Modifier ou Supprimer ces zones/champs. Remarque : pour certain(e)s zones/champs, il se peut que des permissions ne s'appliquent. Dans ce cas, elles sont grisées.
Création d'équipes commerciales
Sous OpenSolar, vous avez également la possibilité de créer des équipes commerciales à plusieurs niveaux en définissant quels utilisateurs de votre équipe peuvent consulter tel ou tel projet. Par défaut, tous les utilisateurs pourront consulter les projets qui leur sont attribués, mais vous pouvez également les autoriser à consulter tous les projets auxquels quelqu'un d'autre est affecté. Pour ce faire, vous devez aller dans les paramètres utilisateur en cliquant sur Contrôle > Société > Équipe > Modifier.
Cela fonctionne de la manière suivante : tout utilisateur figurant dans le champ « Accorder l'accès aux projets de ces utilisateurs » pourra accéder aux projets auxquels ces utilisateurs ont accès.
Exemple de configuration d'accès aux projets à 2 niveaux :
Un vendeur a le droit d’accéder à 30 projets car ils lui sont attribués. Sur la fiche utilisateur d'un Directeur général, ce vendeur est ajouté dans le champ « Accorder l’accès aux projets de ces utilisateurs ». Cela signifie que le Directeur général peut accéder à ces 30 projets (plus ceux auxquels le Directeur général est directement affecté).
Exemple de configuration d'accès aux projets à 3 niveaux :
Les vendeurs peuvent accéder à 30 projets, car ils leur sont attribués. Sur la fiche utilisateur d'un Directeur des ventes, ce vendeur est ajouté dans le champ « Accorder l’accès aux projets de ces utilisateurs ». Cela signifie que le Directeur des ventes peut accéder à ces 30 projets (plus ceux auxquels le Directeur des ventes est directement affecté). En plus de cela, sur la fiche utilisateur du Directeur général, le Directeur des ventes est ajouté dans le champ « Accorder l’accès aux projets de ces utilisateurs ». Cela signifie que le Directeur général peut accéder à tous les projets auxquels le Directeur des ventes peut accéder (ce qui inclut désormais les 30 projets auxquels le vendeur peut accéder + tous ceux directement affectés au Directeur des ventes + tous ceux directement affectés au Directeur général).
Communication entre les rôles
Au-delà de la puissante fonctionnalité décrite ci-dessus, OpenSolar permet d’améliorer la communication entre les utilisateurs, tels que les vendeurs et les concepteurs, en apposant des balises sur les notes et activités au niveau du projet afin d’informer les autres.
OpenSolar compte également des balises récupérables que vous pouvez ajouter à vos projets afin de créer une file d'attente de projets, quel que soit le but recherché, par exemple la conception initiale ou la refonte.
Communication via des notes/activités
Cette fonctionnalité est disponible au niveau du projet, sur la page Gérer. Vous pouvez ajouter une note ou une activité et apposer une balise à l’attention des autres membres de l'équipe pour qu'ils soient informés de votre note ou activité. Dans ce cas, un e-mail leur sera envoyé pour les informer du contenu de la note/activité et leur permettre d'accéder rapidement à la page Gérer.
Le champ « Informer les membres de l’équipe » sera pré-rempli avec les informations suivantes :
- Le ou les utilisateurs qui sont affectés au projet
- Toute personne qui a déjà créé une note ou une activité dans le projet
Et vous pourrez ajouter à cette liste de notification toute personne de votre organisation qui recevra également un e-mail une fois la note ou activité enregistrée.
Balises récupérables
OpenSolar permet à votre équipe de créer une file d'attente de conception à l’aide de balises récupérables.
Ces balises ont différentes finalités. Elles permettent, par exemple, aux concepteurs de répondre aux demandes des vendeurs, telles que des refontes ou des conceptions initiales, etc. Pour ce faire, il suffit d’apposer une balise au niveau du projet en allant sur la page d'informations du projet, puis sous Ventes & Marketing. Là, vous pourrez sélectionner une balise.
Si vous ajoutez une balise récupérable au niveau d’un projet, ce dernier sera ajouté à la liste des projets pouvant être consultés dans l'onglet aperçu de la page d'accueil. Vous pouvez alors cliquer sur la balise pour récupérer le projet.
Pour paramétrer les balises, allez sous Contrôle > Société > Processus d’entreprise > Balises du projet > Créer ou modifier.
Vous pouvez ensuite créer une balise et verrez apparaître un bouton à bascule « Autoriser la récupération ». Si vous le mettez sur ON, vous pourrez utiliser cette fonction de récupération.
Deux autres balises s’affichent à l’écran. Nous vous recommandons de les mettre également sur ON.
La première, « Supprimer balise après récupération », permet de supprimer la balise une fois qu’elle a été récupérée. Cela évite que quelqu’un d’autre la récupère par erreur. Il est recommandé de l’activer.
La deuxième, « Créer activité après récupération », permet de créer et d’affecter automatiquement l’activité à la personne qui a récupéré le projet. Un fichier indiquant qui a récupéré le projet est alors créé. Il est recommandé de l’activer.
Descriptions des rôles prédéfinis
OpenSolar a créé sept rôles prédéfinis afin de vous permettre de configurer facilement les permissions de votre équipe et vous éviter de perdre du temps à examiner chacune des permissions et à créer des rôles personnalisés. Si vous souhaitez créer un rôle personnalisé, vous pouvez partir de zéro ou vous baser sur l'un de ces rôles prédéfinis et l'adapter.
Les tableaux suivants donnent un aperçu général (premier tableau) et une description très détaillée (deuxième tableau) des permissions associées à chaque rôle.
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Rôles |
Description |
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Admin |
A un accès complet à toutes les parties de la plateforme et à tous les projets. Ce rôle doit être réservé aux gérants et aux dirigeants. Peut consulter tous les projets |
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Directeur général |
Responsable chargé de superviser l'organisation. A le droit de consulter les prix et les coûts, mais pas de les modifier. Par défaut, peut consulter tous les projets et tous les contacts. |
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Directeur des ventes |
Personne chargée d’encadrer les vendeurs. Elle doit donc avoir une certaine visibilité sur leur travail, mais ne peut pas gérer les paramètres Admin. Par défaut, peut uniquement consulter les projets qui lui sont attribués (cela peut, cependant, être ajusté en reliant d’autres rôles à ce rôle), peut consulter tous les contacts. |
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Concepteur |
Peut concevoir des projets, mais a un accès limité aux autres parties de la plateforme. Par défaut, peut uniquement consulter les projets qui lui sont attribués (cela peut, cependant, être ajusté en reliant d’autres rôles à ce rôle), peut consulter tous les contacts. |
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Vendeur |
Peut mettre à jour le projet afin de pouvoir le vendre au client final, mais ne peut pas mettre à jour la conception. Par défaut, peut uniquement consulter les projets qui lui sont attribués (cela peut, cependant, être ajusté en reliant d’autres rôles à ce rôle), peut consulter tous les contacts. |
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Entrepreneur |
Destiné à être utilisé par les installateurs et les entrepreneurs internes. Peut consulter les détails du projet et télécharger des fichiers, mais ne peut pas modifier la conception ou afficher les coûts. Par défaut, peut uniquement consulter les projets qui lui sont attribués (cela peut, cependant, être ajusté en reliant d’autres rôles à ce rôle). |
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Sous-traitant |
Similaire à l'entrepreneur, mais avec encore moins de permissions. Destiné aux installateurs et aux entrepreneurs externes. Par défaut, peut uniquement consulter les projets qui lui sont attribués (cela peut, cependant, être ajusté en reliant d’autres rôles à ce rôle). |
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Section |
Directeur général |
Directeur des ventes |
Concepteur |
Vendeur |
Entrepreneur |
Sous-traitant |
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Contrôle
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Accès par défaut au projet |
Peut accéder à tous les projets et contacts. |
Peut accéder à tous les contacts. Peut uniquement accéder aux projets auxquels il est affecté OU aux projets auxquels son équipe est affectée. |
Peut accéder à tous les contacts. Peut uniquement accéder aux projets auxquels il est affecté OU aux projets auxquels son équipe est affectée. |
Peut accéder à tous les contacts. Peut uniquement accéder aux projets auxquels il est affecté OU aux projets auxquels son équipe est affectée. |
Peut uniquement accéder aux projets auxquels il est affecté OU aux projets auxquels son équipe est affectée. |
Peut uniquement accéder aux projets auxquels il est affecté OU aux projets auxquels son équipe est affectée. |
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Informations sur l’entreprise |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Équipe |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Processus de l’entreprise |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Rôles personnalisés |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Paramètres |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Tarification |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Options de paiement |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Informations sur le coût |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Ajouts |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Composants |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Tarification/ |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Marges de recul et paramètres de design |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Modèle de l’offre |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Modèle du contrat |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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|
Expérience d’achat |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Études de cas |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Contacts |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer/Modifier |
Consulter |
Consulter |
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|
Transactions |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Fichiers |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer |
Consulter/Créer |
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Activités |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer |
Consulter/Créer |
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Tarif du service public |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Mesures incitatives |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Intégrations et clés API |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Modèles de document |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Formulaire de capture de prospects |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Territoires de vente |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Fichiers publics |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Projets |
Projet |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Consulter |
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Info – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Consulter |
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Info – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Pas d'accès |
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Info – Ventes & Marketing |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Pas d'accès |
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Info – Résumé du système, section Tarification |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Info – Vente |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
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Info – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Consulter/Modifier |
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Info – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Pas d'accès |
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Info – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer/ |
Consulter/Créer/ |
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Consommation d’énergie/Tarif |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
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Conception |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter/Modifier |
Consulter |
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Conception – Tarification |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – Déroger au schéma des coûts |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – Options de paiement |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – Remises |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – Ajouts de prix |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – Répartition des coûts |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Conception – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Offre en ligne |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter |
Consulter |
Pas d'accès |
Pas d'accès |
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Gérer |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Modifier |
Consulter/Modifier |
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Gérer – Notes/activités/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer/ |
Consulter/Créer/ |
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Gérer – |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/ |
Consulter/Créer/ |
Pas d'accès |
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