Personalice los flujos de trabajo, las etapas y las acciones del proyecto

Los flujos de trabajo de proyectos le permiten crear su propio conjunto de Etapas y Acciones para seguir el progreso de sus proyectos. Puede crear varios flujos de trabajo de proyecto y aplicar uno distinto a cada proyecto.

Creación de un flujo de trabajo de proyecto

Puede crear tantos flujos de trabajo de proyecto como desee. Para crear un nuevo flujo de trabajo

1. Vaya a Control > Compañía > Proceso de Negocio > Flujos de Trabajo de Proyecto

2. Haga clic en Añadir Flujo de Trabajo para añadir un nuevo flujo de trabajo. Por defecto, el nuevo flujo de trabajo se iniciará con los valores por defecto de OpenSolar. Puede elegir duplicar un flujo de trabajo existente que duplicará todas las Etapas y vinculará todas las acciones a él.

Borrar Flujo de Proyecto

Puede eliminar un Flujo de Trabajo de Proyecto si no está aplicado a ningún proyecto. Si el flujo de trabajo del proyecto se aplica a un proyecto, se archivará en su lugar. Una vez archivado un flujo de trabajo, no puede aplicarse a ningún proyecto nuevo. El flujo de trabajo no cambiará en los proyectos antiguos.

Nota: Su organización siempre debe tener al menos 1 flujo de trabajo de proyecto activo.

¿Qué son los hitos?

Los hitos ayudan a dividir las Etapas del proyecto en función del progreso del mismo. Hay 4 hitos a los que se pueden añadir Etapas:

1. Pre vendido - Esto incluye las etapas que ocurren antes de que el proyecto se venda.
2. Vendido - Esto incluye las etapas que ocurren después de que el proyecto se vende y antes de que se instale.
3. Instalado - Incluye las etapas que tienen lugar después de la instalación del proyecto.
4. Otros - Esta categoría sirve de cajón de sastre para proyectos que no encajan en la progresión típica especificada anteriormente. Esto incluye marcar un proyecto en espera o perdido.

Cómo crear y actualizar Etapas

Como se ha especificado anteriormente, puede crear, actualizar y reordenar Etapas para seguir el progreso del proyecto. Para crear una Etapa

1. Edite el flujo de trabajo de un proyecto
2. Haga clic en Añadir Etapa para añadir una nueva etapa
3. Guarde el flujo de trabajo del proyecto para guardar las nuevas Etapas creadas

Editar título de etapa

Puede hacer clic en el icono de edición situado junto al título de la Etapa para personalizar el título.

Reordenar etapa

Puede reordenar la Etapa manteniendo pulsado el icono de arrastre y moviendo la tarjeta hacia arriba o hacia abajo. Puede mover la Etapa de un hito a otro.

Eliminar etapa

Si el flujo de trabajo del proyecto no se aplica a un proyecto, la etapa puede eliminarse haciendo clic en el icono de eliminación y guardando el flujo de trabajo del proyecto. Si se aplica a un proyecto, la Etapa se archivará en su lugar. Las Etapas archivadas se muestran como tarjetas desactivadas y no serán visibles en los proyectos en los que se aplique el Flujo de trabajo del proyecto.

Vista previa de los pasos de la Etapa

Puede previsualizar los pasos de Etapa en tiempo real mientras configura las Etapas en el flujo de trabajo del proyecto.

Cómo crear y actualizar Acciones

Cada etapa puede tener múltiples Acciones que los miembros de su equipo deben realizar para hacer avanzar el proyecto. Para crear una nueva Acción

1. Edite el flujo de trabajo de un proyecto
2. Vaya a una etapa
3. Haga clic en el botón Añadir Acción
4. Introduzca el título de la acción y haga clic en Añadir para añadir una nueva acción
5. Guarde el flujo de trabajo del proyecto para guardar las nuevas acciones creadas

Editar el título de la acción

Puede hacer clic en el icono de edición situado junto al título de la etapa para personalizar el título. Tenga en cuenta que este cambio en el título de la acción se reflejará en todos los proyectos en los que se aplique este flujo de trabajo del proyecto.

Reordenar Acciones

Puede reordenar la Acción manteniendo pulsado el icono de arrastre y moviendo la ficha hacia la izquierda o la derecha. No puede mover la Acción de una Etapa a otra.

Borrar Acciones

Las Acciones no pueden borrarse permanentemente, pero pueden eliminarse del flujo de trabajo de un proyecto. Una vez eliminada, no verá la Acción en la página del proyecto. Si la Acción ya se ha completado, el evento relacionado con la finalización de la Acción permanecerá en el historial del proyecto.

Seguimiento del progreso del proyecto
Aplicar el flujo de trabajo del proyecto

Al crear un nuevo proyecto, se le aplica el flujo de trabajo predeterminado. Puede seleccionar un flujo de trabajo de proyecto diferente en cualquier momento.

Actualizar las Etapas y Acciones del proyecto

Puede especificar en qué Etapa se encuentra el proyecto en cada momento.

• En función de la Etapa activa, las Acciones correspondientes aparecerán debajo de ella.
• Al actualizar una Etapa se creará un evento para saber cuándo y quién actualizó la Etapa.
• Del mismo modo, si se marca una acción como completada, se creará un evento para registrar cuándo y quién ha completado la acción.

Nota: No es necesario completar todas las Acciones para que el proyecto pase a la siguiente etapa.

Automatización y validaciones

Al pasar una etapa de proyecto de no vendido a vendido, el proyecto se marcará automáticamente como vendido en la sección Información > Venta. También almacenará la fecha actual como fecha de contrato.

Añadir una nota a una acción

Puede añadir una nota a una acción completada haciendo clic en el icono de edición y rellenando el campo de notas.

Funciones personalizada

Equipos

Cada organización conectada con la que se comparta este proyecto tendrá su propio flujo de trabajo aplicado al proyecto. En función de los permisos de uso compartido, podrán o no ver y actualizar el flujo de trabajo, la etapa o las acciones aplicadas por la organización propietaria.