Tenga en cuenta que este artículo aborda algunos aspectos de la aplicación OpenSolar a los que puede que no tenga acceso si su cuenta de OpenSolar no tiene permisos de administrador . Este artículo está dirigido a aquellos usuarios de OpenSolar que tienen permisos de administrador. 

OpenSolar le ofrece la posibilidad de personalizar todas las zonas de los proyectos y controlar aquellos proyectos a los que cada miembro de su equipo puede acceder. Esta poderosa herramienta le permite personalizar OpenSolar para que se ajuste al proceso de su empresa.

Hay tres características principales que OpenSolar ha creado para que pueda organizar mejor su equipo. 

1. Creación de permisos para funciones personalizadas
2. Creación de equipos de ventas
3. Comunicación entre funciones

Este artículo le guiará a través de cada una de estas características y le explicará cómo puede sacar el mayor partido posible a cada una de ellas. 

Permisos para funciones personalizadas

OpenSolar le ofrece la posibilidad de asignar a cada usuario una «Función».  Una Función define qué tipo de acceso tiene el usuario a los distintos apartados de la aplicación OpenSolar.  OpenSolar tiene 7 funciones predefinidas (sobre las que puede obtener más información al final de este artículo), aunque puede crear una nueva función personalizada si ninguna de las predefinidas se ajusta a sus necesidades; para ello, solo tiene que desplazarse a Control > Empresa > Funciones personalizadas. 

Estos son los pasos para crear una nueva función personalizada: 

1. Diríjase a Control > Empresa > Funciones personalizadas, y luego haga clic en «Añadir función personalizada»
   
2. Ponga un título a la función
   
3. (Opcional) Elija una plantilla para la función personalizada, que indicará los permisos de acuerdo con la función que elija.  Consulte el apartado «Descripción de las funciones predefinidas» en la parte inferior de este artículo para más información sobre las funciones predefinidas en las que puede basar sus funciones personalizadas.
   
4. Configure su acceso a los proyectos. Por defecto (cuando todas las casillas están desmarcadas), toda función tendrá acceso únicamente a los proyectos a los que estén asignadas (además de los proyectos a los que su equipo esté asignado. Puede obtener más información sobre los equipos de ventas aquí). Mediante estas casillas de verificación, podrá permitir que una función pueda acceder a todos los proyectos, contactos, actividades, etc., si esta opción se ajusta mejor a las necesidades de su empresa.
   
5. Una vez hecho esto, podrá definir el nivel de permisos de acceso a varias zonas o campos de la aplicación. Podrá definir si la función puede crear, ver, editar o borrar estos campos y zonas. Tenga en cuenta que, para algunos campos y zonas, es posible que no se puedan aplicar algunos permisos y que estén deshabilitados.
   

Creación de equipos de ventas

En OpenSolar, también tiene la posibilidad de configurar equipos de ventas en varios niveles; para ello, deberá indicar  qué usuarios de su equipo pueden tener acceso a cada proyecto. Por defecto, todos los usuarios podrán acceder a los proyectos a los que están asignados, pero también puede permitir que otros usuarios accedan a todos los proyectos que se hayan asignado a otra persona. Puede definir esto en la propia configuración del usuario, en el apartado Control > Empresa > Equipo > Editar. 

Funciona de la forma siguiente: cualquier usuario que esté incluido dentro del campo «Conceder acceso a los proyectos de estos usuarios», podrá acceder a los proyectos a los que puedan acceder dichos usuarios. 

Ejemplo de configuración de acceso a un proyecto de nivel 2: 

Un comercial puede acceder a 30 proyectos, ya que son los que tiene asignados. En el usuario «Director general», en el campo «Conceder acceso a los proyectos de estos usuarios» se añade ese comercial. Eso significa que el director general puede acceder a esos 30 proyectos (además de tener acceso a los que tiene asignados directamente). 

Ejemplo de configuración de acceso a un proyecto de nivel 3: 

Un comercial puede acceder a 30 proyectos, ya que son los que tiene asignados. En la configuración de usuario «Director comercial», en el campo «Conceder acceso a los proyectos de estos usuarios» se añade ese comercial. Eso significa que el director comercial puede acceder a esos 30 proyectos (además de tener acceso a los que tiene asignados directamente). Posteriormente, además de eso, en la configuración del usuario «Director general», en el campo «Conceder acceso a los proyectos de estos usuarios» se añade el director comercial. Esto significa que el «Director general» puede acceder a los mismos proyectos que  el «Director de ventas» (que ahora incluye los 30 proyectos a los que puede acceder el comercial, más los proyectos asignados directamente al director comercial, más los proyectos asignados directamente al director general). 

Comunicación entre funciones

Además de las potentes funcionalidades descritas anteriormente, OpenSolar incorpora la posibilidad de permitir mejores comunicaciones entre usuarios, como los comerciales de ventas y diseñadores, etiquetando a cada uno en las notas y actividades del proyecto. 

También hemos incorporado las etiquetas seleccionables, las cuales puede añadir a sus proyectos y, además, podrá seleccionar un grupo de proyectos para la finalidad que desee, como un diseño inicial o un rediseño. 

Comunicación con notas y actividades

Este apartado se encuentra en un proyecto en la página de gestión. Puede añadir una nota o actividad y etiquetar a los miembros del equipo para que dicha nota o actividad les notifique.  Al hacerlo así, se enviará un correo electrónico a dichos miembros del equipo, comunicándoles el contenido de la nota o actividad y permitiéndoles acceder rápidamente a la página de gestión. 

El campo «Notificar a los miembros del equipo» se rellenará previamente con las siguientes opciones: 

• Usuarios que se han asignado al proyecto
• Cualquier persona que haya creado una nota o actividad en el proyecto

Podrá elegir a cualquier persona de su organización para añadirla a esa lista de notificación y, posteriormente, dichas personas recibirán un correo electrónico cuando se guarde esa nota o actividad. 

Etiquetas seleccionables 

OpenSolar ofrece la posibilidad de que su equipo cree un grupo de diseño a través de nuestras etiquetas seleccionables.

Puede usar esta opción para varios usuarios, como los diseñadores, que podrán atender solicitudes del personal de ventas, como rediseños o diseños iniciales, etc. Funciona de la siguiente forma: para añadir una etiqueta a un proyecto, vaya a la página de información del proyecto, apartado «Ventas y marketing» y seleccione una etiqueta. 

Si se utiliza una etiqueta seleccionable, ese proyecto se añadirá a la lista de proyectos que pueden aparecer en la pestaña de vista general de la página de inicio. Haga clic en la etiqueta para seleccionar un proyecto con dicha etiqueta: 

Puede configurar las etiquetas en: Control > Empresa> Proceso de la empresa > Etiquetas del proyecto > Crear o Editar. 

Al crear una etiqueta, aparecerá la opción de «Permitir seleccionar». Al activar esta opción (posición «ON»), esta etiqueta pasará a ser seleccionable. 

A continuación, aparecerán dos etiquetas más, que se recomienda que deje activadas (posición «ON»). 

La primera es «Eliminar etiqueta cuando se seleccione», que significa que cuando se seleccione la etiqueta, esta se eliminará y nadie más podrá seleccionarla por error. Se recomienda dejarla activada (posición «ON»). 

La segunda es «Crear actividad cuando se seleccione», que significa que se creará una actividad y se asignará a la persona que seleccionó el proyecto.  Esto crea un registro de quién realizó la selección. Se recomienda dejarla activada (posición «ON»). 

Descripción de las funciones predefinidas

OpenSolar ha creado siete funciones predefinidas para poder configurar fácilmente los permisos de su equipo y ahorrarle tiempo en la gestión de los permisos y la creación de funciones personalizadas.  Si quiere crear una función personalizada, puede empezar desde cero o bien seleccionar una de estas funciones predefinidas y modificarla.

Las tablas siguientes ofrecen una visión general (primera tabla) y una descripción muy detallada (segunda tabla) de los permisos relacionados con cada función.