Beachten Sie bitte, dass dieser Artikel sich auf Teile der OpenSolar-App bezieht, auf die Sie ohne Admin-Berechtigungen Ihres OpenSolar-Zugriffs möglicherweise nicht zugreifen können. Dieser Artikel richtet sich an OpenSolar-Benutzer mit Admin-Zugriff.
OpenSolar bietet Ihnen die Möglichkeit, die Bereiche Projekte/Kontrolle und die spezifischen Projekte, auf die jedes Mitglied Ihres Teams zugreifen kann, vollständig anzupassen. Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es Ihnen, OpenSolar an Ihren Geschäftsprozess anzupassen.
OpenSolar hat eigens drei Hauptfunktionen entwickelt, damit Sie Ihr Team besser organisieren können.
- Erstellen benutzerdefinierter Rollenberechtigungen
- Erstellen von Verkaufsteams
- Kommunikation zwischen Rollen
In diesem Artikel erfahren Sie Einzelheiten zu sämtlichen Funktionen und wie Sie das Beste aus jeder von ihnen herausholen.
Benutzerdefinierte Rollenberechtigungen
Mit OpenSolar können Sie jedem Benutzer eine „Rolle“ zuweisen. Die einzelnen Rollen legen fest, welchen Zugriff Benutzer auf verschiedene Teile der OpenSolar-App haben. OpenSolar umfasst 7 vordefinierte Rollen (über die Sie am Ende dieses Artikels mehr erfahren); sollte jedoch keine der vordefinierten Rollen Ihren Bedürfnissen entsprechen, können Sie mittels Kontrolle > Unternehmen > benutzerdefinierte Rollen neue benutzerdefinierte Rollen erstellen.
Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Rolle Schritte für Schritt:
- Gehen Sie auf Kontrolle > Unternehmen > Benutzerdefinierte Rollen und klicken Sie dann auf „Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen“
- Weisen Sie der Rolle einen Titel zu
- (Optional) Wählen Sie eine Mustervorlage für die benutzerdefinierte Rolle, um mit deren Hilfe eine Berechtigung für die von Ihnen gewählte Rolle auszufüllen. Weitere Einzelheiten zu vordefinierten Rollen, die Sie als Grundlage Ihrer benutzerdefinierten Rollen verwenden können, finden Sie unter „Beschreibung vordefinierter Rollen“ am Ende dieses Artikels.
- Konfigurieren ihres Projektzugriffs. Standardmäßig (wenn kein einziges Feld angehakt ist) kann jede Rolle nur auf jene Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen wurde (sowie auf all jene Projekte, denen ihr Team zugewiesen wurde, mehr zum Erstellen von Verkaufsteams hier). Mithilfe dieser Kontrollkästchen können Sie einer Rolle den Zugriff auf alle Projekte, Kontakte, Maßnahmen usw. erlauben, sofern dies Ihren geschäftlichen Anforderungen eher entspricht.
- Danach können Sie die Ebene der Zugriffsberechtigung für eine Reihe verschiedener Bereiche/Felder in der App festlegen. Sie können festlegen, ob die Rolle diese Felder/Bereiche erstellen, anzeigen, bearbeiten oder löschen darf. Bitte beachten Sie, dass für einzelne Felder/Bereiche bestimmte Berechtigungen unter Umständen nicht zutreffen, weshalb diese ausgegraut sein können.
Erstellen von Verkaufsteams
Sie können in OpenSolar auch mehrere Verkaufsteams einrichten, indem Sie festlegen, welche Benutzer Ihres Teams welche Projekte sehen können. Standardmäßig können alle Benutzer Projekte sehen, denen sie zugewiesen wurden, Sie können anderen Benutzern aber auch erlauben, alle Projekte zu sehen, denen jemand anderes zugewiesen wurde. Sie können dies innerhalb der Benutzereinstellung selbst unter Kontrolle > Unternehmen > Team > Bearbeiten festlegen.
Demgemäß können alle Benutzer, die in dem Feld namens „Zugriff auf Projekte dieser Benutzer gewähren“ aufgeführt sind, auf Projekte besagter Benutzer zugreifen.
Einrichtungsbeispiel eines 2-stufigen Projektzugriffs:
Aufgrund ihrer Zuweisung können Verkäufer auf 30 Projekte zugreifen. Dieser Verkäufer wird innerhalb der Benutzereinstellungen des Geschäftsführers im Feld „Zugang zu Projekten dieser Benutzer gewähren“ hinzugefügt. Das bedeutet, dass der Geschäftsführer auf besagte 30 Projekte zugreifen kann (sowie auf all jene, denen er unmittelbar zugewiesen wurde).
Einrichtungsbeispiel eines 3-stufigen Projektzugriffs:
Aufgrund ihrer Zuweisung können Verkäufer auf 30 Projekte zugreifen. Dieser Verkäufer wird innerhalb der Benutzereinstellungen eines Verkaufsleiters im Feld „Zugang zu Projekten dieser Benutzer gewähren“ hinzugefügt. Das bedeutet, dass der Verkaufsleiter auf besagte 30 Projekte zugreifen kann (sowie auf all jene, denen er unmittelbar zugewiesen wurde). Darüber hinaus wird dieser Verkäufer innerhalb der Benutzereinstellungen des Geschäftsführers im Feld „Zugang zu Projekten dieser Benutzer gewähren“ hinzugefügt. Das bedeutet, dass der Geschäftsführer Zugriff auf alle Projekte erhält, auf die der Verkaufsleiter zugreifen kann (also jene 30 Projekte, auf die der Verkäufer zugreifen kann + alle unmittelbar dem Verkaufsleiter zugewiesenen Projekte + alle unmittelbar dem Geschäftsführer zugewiesenen Projekte).
Kommunikation zwischen Rollen
Neben der oben beschriebenen leistungsstarken Funktion hat OpenSolar auch eine Möglichkeit entwickelt, um die Kommunikation zwischen Benutzern wie Verkäufern und Designern zu verbessern, indem sie sich mithilfe von Tags im Rahmen von Notizen und Maßnahmen des Projekts kenntlich machen.
Wir haben außerdem abrufbare Tags erstellt, die Sie zu Ihren Projekten hinzufügen können, um eine Projekt-Warteschlange für alle Ihre benötigten Zwecke zu erstellen, darunter anfängliche Entwürfe oder Neugestaltungen.
Kommunikation mit Notizen/Maßnahmen
Diese finden Sie auf der Verwaltungsseite innerhalb eines Projekts. Sie können eine Notiz oder Maßnahmen hinzufügen und Teammitglieder markieren, die mithilfe Ihrer Notiz oder Maßnahme benachrichtigt werden sollen. Teammitglieder erhalten eine entsprechende E-Mail, in der sie über den Inhalt der Notiz/Maßnahme informiert werden; derart informiert können sie ohne Verzögerung auf die Verwaltungsseite zugreifen.
Das Feld „Teammitglieder benachrichtigen“ wird folgendermaßen ausgefüllt:
- Dem Projekt zugeordnete(r) Benutzer
- Jeder, der im Projekt bereits eine Notiz oder Maßnahme erstellt hat
Sie können dieser Benachrichtigungsliste jegliche Person aus Ihrer Organisation hinzufügen, die ebenfalls eine E-Mail erhält, sobald die Notiz oder Maßnahme gespeichert wird.
Abrufbare Tags
OpenSolar verleiht Ihrem Team die Möglichkeit, mit unseren abrufbaren Tags eine Entwurfswarteschlange zu erstellen.
Und zwar für zahlreiche unterschiedliche Verwendungszwecke, z. B. wenn Designer in der Lage sind, Verkäuferanfragen zu Neugestaltungen oder Erstentwürfen usw. zu erfüllen. Dabei wird ein Projekt auf Projektinfoseite > Vertrieb & Marketing mit einem entsprechend ausgewählten Tag markiert.
Wird ein abrufbares Tag verwendet, wird dieses Projekt der Projektliste hinzugefügt, die in der Registerkarte „Übersicht“ der Homepage einsehbar ist. Sie können auf das Tag klicken, um ein Projekt mit diesem Tag abzurufen:
Sie können diese Tags einrichten, indem Sie auf Kontrolle > Unternehmen > Geschäftsprozess> Projekttags > Erstellen oder Bearbeiten gehen.
Sie können dann ein Tag erstellen und Ihnen wird die Auswahl „Abruf zulassen“ angezeigt. Wenn Sie diese Auswahl mittels EIN bestätigen, können Sie das Tag abrufen.
Ihnen werden daraufhin zwei weitere Tags vorgelegt, die Sie unbedingt auf EIN schalten sollten.
Das erste lautet „Tag beim Abrufen entfernen“ und es besagt, dass beim Abrufen des Tags das Etikett entfernt wird, wodurch niemand sonst das Tag versehentlich abrufen kann. Sollte unbedingt auf EIN geschaltet werden.
Das zweite lautet „Maßnahme beim Abrufen erstellen“ und es besagt, dass eine Maßnahme automatisch durchgeführt und jener Person zugewiesen wird, die das Projekt abgerufen hat. Dadurch wird auch die Person erfasst, die es abgerufen hat. Sollte unbedingt auf EIN geschaltet werden.
Beschreibung vordefinierter Rollen
OpenSolar hat sieben vordefinierte Rollen erstellt, mit deren Hilfe Sie Ihre Teamberechtigungen einfach einrichten können, um Ihnen die Mühe zu ersparen, Berechtigungen einzeln durchzugehen und benutzerdefinierte Rollen getrennt voneinander zu erstellen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Rolle durch Anklicken erstellen, können Sie ganz von vorne oder mit einer dieser vordefinierten Rollen beginnen und diese anpassen.
Die folgenden Tabellen liefern einen allgemeinen Überblick (erste Tabelle) bzw. eine detaillierte Beschreibung (zweite Tabelle) der mit jeder Rolle verbundenen Berechtigungen.
|
Rollen |
Beschreibung |
|
Verwaltung |
Hat vollständigen Zugriff auf alle Teile der App und alle Projekte. Diese Rolle sollte Unternehmern und höheren Führungskräften vorbehalten bleiben. Kann alle Projekte anzeigen |
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Geschäftsführer |
Sollte ein Manager sein, der die Organisation beaufsichtigt. Hat Berechtigungen zum Anzeigen von Preisen und Kosten, kann diese aber nicht bearbeiten. Kann standardmäßig alle Projekte und alle Kontakte anzeigen. |
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Verkaufsleiter |
Sollte jemand sein, der Verkaufsmitarbeiter führt und daher Einblick in ihre Arbeit benötigt, aber keine Admin-Einstellungen verwalten kann. Kann standardmäßig nur Projekte anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden (kann jedoch durch Verknüpfen anderer Rollen mit dieser Rolle aktualisiert werden), kann alle Kontakte anzeigen. |
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Designer |
Kann Projekte entwerfen, hat aber nur begrenzten Zugriff auf andere Teile der App. Kann standardmäßig nur Projekte anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden (kann jedoch durch Verknüpfen anderer Rollen mit dieser Rolle aktualisiert werden), kann alle Kontakte anzeigen. |
|
Verkäufer |
Hat Berechtigungen, das Projekt zu aktualisieren, um an Endkunden verkaufen zu können, hat aber nicht die Möglichkeit, den Entwurf zu aktualisieren. Kann standardmäßig nur Projekte anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden (kann jedoch durch Verknüpfen anderer Rollen mit dieser Rolle aktualisiert werden), kann alle Kontakte anzeigen. |
|
Auftragnehmer |
Zur Verwendung durch hausinterne Monteure und Auftragnehmer bestimmt. Kann Details über das Projekt anzeigen und Dateien hochladen, aber weder Entwürfe bearbeiten noch Kosten einsehen. Kann standardmäßig nur Projekte anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden (kann jedoch durch Verknüpfen anderer Rollen mit dieser Rolle aktualisiert werden). |
|
Subunternehmer |
Ähnlich wie beim Auftragnehmer, aber mit noch weniger Berechtigungen. Für externe Monteure/Auftragnehmer bestimmt. Kann standardmäßig nur Projekte anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden (kann jedoch durch Verknüpfen anderer Rollen mit dieser Rolle aktualisiert werden). |
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Bereich |
Geschäftsführer |
Verkaufsleiter |
Designer |
Verkäufer |
Auftragnehmer |
Subunternehmer |
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Kontrolle
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Standard-Projektzugriff |
Kann auf alle Projekte und Kontakte zugreifen. |
Kann auf alle Kontakte zugreifen. Kann nur auf Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen sind ODER auf Projekte, denen ihr Team zugewiesen ist. |
Kann auf alle Kontakte zugreifen. Kann nur auf Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen sind ODER auf Projekte, denen ihr Team zugewiesen ist. |
Kann auf alle Kontakte zugreifen. Kann nur auf Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen sind ODER auf Projekte, denen ihr Team zugewiesen ist. |
Kann nur auf Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen sind ODER auf Projekte, denen ihr Team zugewiesen ist. |
Kann nur auf Projekte zugreifen, denen sie zugewiesen sind ODER auf Projekte, denen ihr Team zugewiesen ist. |
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Geschäftsinformationen |
Ansicht |
Ansicht |
Ansicht |
Ansicht |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Team |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Anzeigen/Bearbeiten |
Anzeigen/Bearbeiten |
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Kein Zugriff |
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Geschäftsprozess |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Ansicht |
Ansicht |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Benutzerdefinierte Rollen |
Ansicht |
Ansicht |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Einstellungen |
Ansicht |
Ansicht |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Preise |
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Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Zahlungsoptionen |
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Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Kosteninformationen |
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Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Addierer |
Ansicht |
Ansicht |
Ansicht |
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Komponenten |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
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Ansicht |
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Komponentenpreise / -kosten |
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Rückschläge und Entwurfseinstellungen |
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Angebotsvorlage |
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Ansicht |
Ansicht |
Kein Zugriff |
Kein Zugriff |
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Vertragsvorlage |
Ansicht |
Ansicht |
Ansicht |
Ansicht |
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Checkout-Erlebnis |
Anzeigen/Bearbeiten |
Anzeigen/Bearbeiten |
Ansicht |
Ansicht |
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Kein Zugriff |
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Fallstudien |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
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Ansicht |
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Kontakte |
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Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten/Löschen |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten |
Anzeigen/Erstellen/Bearbeiten |
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Ansicht |
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Transaktionen |
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Dateien |
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Anzeigen/Erstellen |
Anzeigen/Erstellen |
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Maßnahmen |
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Anzeigen/Erstellen |
Anzeigen/Erstellen |
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Versorgertarife |
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Anreize |
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Integrationen und API-Schlüssel |
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Dokumentvorlagen |
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Formulare zur Lead-Erfassung |
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Absatzgebiete |
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Öffentliche Dateien |
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Projekte |
Projekt |
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Info - Grundlegende Kontaktinfo (Name, Telefon, E-Mail) |
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Info - Vollständige Kontaktinfo (Rest) |
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Info - Verkauf und Marketing |
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Info – Systemübersicht Abschnitt Preise |
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Info - Verkauf |
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Info - Installationsinformationen |
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Info – Transaktionen |
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Info - Dokumente |
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Energieverbrauch / Tarif |
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Entwurf |
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Entwurf - Preise |
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Entwurf - Kostenaufhebung |
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Entwurf - Zahlungsoptionen |
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Entwurf- Rabatte |
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Entwurf - Preisaddierer |
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Entwuf - Kostenaufschlüsselung |
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Design - Steueraufhebung |
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Online-Angebot |
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Verwalten |
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Verwalten – Notizen/Maßnahmen/Phasen |
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Verwalten - Zugewiesene Benutzer |
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